Une nouvelle idée à concrétiser, un festival à reproduire, une association à développer… Comment gérer vos projets dans le temps et éviter les pièges qui vous empêchent de fonctionner de manière optimale ? Ici on vous livre quelques conseils et outils qui pourraient vous aider à structurer votre association et ses projets. Vous pourrez aussi vous appuyer d’outils numériques si cela peut être pertinent pour votre projet.

Construire le calendrier de l’année

DÉFINIR LE PLANNING PRÉVISIONNEL

Pour structurer votre association ou votre projet, un des points de départs est souvent la planification. Planifier ses projets de manière prévisionnelle au début de l’année facilite l’organisation du travail ainsi que l’établissement des budgets. Le planning prévisionnel n’est pas définitif, il est une ébauche des désirs de l’association.

Une fois le planning réalisé, vous constaterez peut-être que de nombreux projets ont été retenus, mais par où commencer ? Vous pouvez débuter par le « à ne pas manquer », passer par le « si on a les moyens » et enfin, finir par « l’irréalisable ou peu d’intérêt ».

Après ce premier tri, pour vous aider à y voir encore plus claire, vous pouvez détailler chaque action de façon très précise : liste des tâches, durée et coût de chaque activité. Ce planning vous permettra d’avoir une vision globale de chaque pôle d’activité de votre association et des moments de l’année où l’investissement des membres sera plus intense.

Cette vision vous permettra également de répartir les demandes de financement entre vos différentes structures partenaires. Par ailleurs, elles apprécieront de savoir que vous demandez un financement global pour plusieurs projets ayant lieu dans l’année, plutôt que d’avoir la surprise de recevoir un nouveau dossier de demande après vous avoir envoyé un virement. Enfin, pensez que les partenaires peuvent être variés (privés ou publics) ainsi que leurs aides (en nature, en argent etc.).

Soyez imaginatif·ve·s : les partenaires, peuvent également vous octroyer des soutiens en nature : vous pouvez ainsi leur demander la mise à disposition de locaux, du matériel informatique, un·e formateur·ice, etc.

CHOISIR DES OUTILS DE PLANIFICATION

• LE RÉTROPLANNING

Comme son nom l’indique, c’est un planning inversé. Pour le construire, partez de la date et heure de fin de votre projet et remontez le temps pour identifier tout ce qui vous a permis d’en arriver là.

Déroulez ensuite chaque secteur (communication, logistique, programmation…) et identifiez les étapes-clés à ne pas oublier pour obtenir un événement réussi. Par exemple, pour une fréquentation maximale lors de votre concert, la communication peut être un bon moyen d’attirer du monde. Pour cela, vous pouvez organiser des sessions d’affichage sur le campus environ trois semaines avant, ce qui implique d’avoir envoyé les supports à l’imprimeur cinq semaines avant l’événement pour respecter les délais d’impression, et donc d’avoir trouvé un graphiste au moins deux mois avant le concert, et ainsi de suite…

Télécharger un modèle de rétroplanning confectionné par nos soins juste ici

• LE DIAGRAMME DE GANTT OU CHRONOGRAMME

Ce diagramme permet un découpage séquentiel du projet par tâches et par jalons sur une durée . Chaque tâche se voit attribuée une durée et une (ou des) personne(s) référente(s). Cette méthode promeut une vision de gestion des tâches dite « en cascade » l’une après l’autre. Cet outil vous permet d’avoir une vision globale de votre projet dans le temps. Là encore, faites ressortir les différents pôles d’organisation liés à votre projet, ou alors ses étapes successives (préparation, mise en œuvre et bilan par exemple) et transposer graphiquement la durée de chaque tâche. Si l’on reprend l’exemple du concert : la phase de communication s’étend sur trois mois, la programmation sur deux mois, etc…

• LA MÉTHODE AGILE

La méthode agile quant à elle promeut une vision souple, fondée sur de la régularité et la répétition (pour ensuite passer à l’échelon suivant) de la gestion de projets. Le découpage du projet se fait sur livrables, la base étant la production d’un « produit minimum viable », appellation générique qui vaut aussi bien pour le design d’un service que d’un produit. C’est une première version, simple, essentielle, que l’on teste auprès de son public. Si celle-ci rencontre une large adhésion, on poursuit la trajectoire entamée et on agrémente au fur et à mesure de nouvelles offres, fonctionnalités ou modules. Si la version initiale proposée n’est pas adaptée, on retravaille sa proposition et on repart jusqu’à ce que l’on trouve la bonne formule. cette méthode est mieux détaillé sur notre guidee VPN, n’hésitez pas a jeter un coup d’œil.

Recruter de nouvelles personnes

Voilà un constat qui ne vous a sûrement pas échappé : le turn-over dans les associations étudiantes est très important d’une année sur l’autre. Pour ne pas risquer de voir vos projets tomber à l’eau dès le début d’année, recruter de nouveaux·lles bénévoles peut vous aider afin d’éviter une surcharge de travail aux membres encore présent·e·s. De plus, il·elle·s permettront d’apporter de nouvelles idées et un regard neuf sur vos activités.

Le début de l’année scolaire est la période idéale pour recruter de nouvelles personnes dans votre équipe. Une association doit pour cela se faire connaître et montrer ce qu’elle propose. Chaque association est différente et recherche des membres qui lui correspondent. Avant de vous lancer dans des opérations de publicité, définissez le type de personnes que vous souhaitez atteindre. En effet, une association de filière ou une association culturelle, artistique ou sportive n’iront pas chercher les mêmes personnes.

Une fois cette cible définie, vous pouvez élaborer une stratégie de recrutement. La démarche est là encore dépendante des moyens et du domaine d’activité de l’association. Par exemple, vous pouvez choisir l’événementiel si vous êtes une association sportive ou encore l’exposition si vous touchez à la culture. Si vous faites le choix de l’événementiel, il est conseillé de se consacrer à la préparation dudit événement avant les vacances, le temps étant compté au début de l’année universitaire. Vous pouvez également contacter d’autres associations, un collectif d’associations ou l’administration de votre établissement pour organiser ou participer à un forum des associations pour animer des stands.

Aussi, n’hésitez pas à valoriser vos membres et bénévoles et à valoriser leur engagement. Leur expliquer en quoi ce n’est pas du temps perdu. Selon votre école ou université, l’engagement associatif peut remplacer une unité d’enseignement, et il·elle·s pourront écrire un rapport sur leur engagement plutôt qu’un examen par exemple ! De même, il peut être intéressant de leur mentionner que cela peut leur faire acquérir des compétences en lien avec leur formation universitaire (par exemple : en communication les étudiant·e·s pourront apprendre à maîtriser de nombreux outils qu’il·elle·s n’ont pas forcément l’occasion de voir en cours etc.). 

Organiser et pérenniser son équipe

L’intégration de nouveaux·elles membres est une étape importante dans la vie de votre association puisqu’il en va du climat général de votre année. Cette intégration porte sur plusieurs axes. Elle comporte tout d’abord une présentation de l’association en profondeur : les membres actuel·le·s ou ancien·ne·s de l’association, son bilan d’activité, ses partenaires et tout ce que vous jugerez utile de préciser. Profitez-en pour demander aux nouveaux·elles membres les raisons pour lesquelles il·elle·s vous rejoignent, cela vous permettra d’obtenir de nouveaux arguments à utiliser lors de votre prochain recrutement. Notre Fiche pratique « Bien accueillir un·e volontaire en service civique » peut vous aidez dans l’intégration de nouveaux·elles membre de l’équipe.

BIEN COMMUNIQUER EN INTERNE…

Vous pouvez ensuite expliquez les règles de fonctionnement de l’association pour l’année à venir. Ces règles sont bien sûr à discuter collectivement. Vous pourrez justifier du maintien de certaines règles si elles sont importantes par rapport aux valeurs de votre association ou bien si elles ont fait leur preuve. Mais aussi vous pourrez rajouter des règles de conduite ou autre grâce à l’apport d’une nouvelle personne qui verrait un point aveugle dans vos règles de fonctionnement. Cela permettra d’améliorer votre fonctionnement interne.

… MÊME SUR LES ASPECTS CONTRAIGNANTS

Pensez également à exposer les côtés astreignants que pourraient rencontrer les nouveaux·elles membres, comme les réunions ou le travail administratif, malheureusement inévitables. Vous pouvez, là encore, argumenter chacun de ces points de façon précise tout en restant ouvert·e·s à toute nouvelle proposition. 

N’hésitez pas à aborder le sujet de l’organisation administrative de façon claire, identifiée et pertinente (par exemple en exposant les indispensables nécessaires à toute association qui veut fonctionner) ainsi que les interactions entre les différentes fonctions dirigeantes ou non.

Définissez le rôle des (co-)président·e·s, de vice-président·e·s s’il y a lieu, ou de secrétaire général·e, de trésorier·ère et des autres postes de votre structure. 

Pour intégrer vos nouveaux·elles membres, les inviter à s’investir et pour avoir un fonctionnement démocratique vous pouvez leur ouvrir votre conseil d’administration (CA) si votre structure vous le permet. Un CA d’apparence rigide et fixe peut rebuter un certain nombre de nouveaux·lles arrivant·e·s. 

Enfin, un dernier conseil, n’oubliez pas que votre structure vise des étudiant·e·s, donc pensez à créer et maintenir de la convivialité. Pour chaque type d’association, les nouveaux·lles membres sont une richesse et une source de renouveau, évitez de négliger leur arrivée !

Cibler des partenaires

Tout comme vous aurez communiqué sur votre association et vos projets dans le but de recruter de nouvelles personnes, vous pouvez essayer de vous faire connaître auprès de potentielles structures partenaires (associations, entreprises, administrations…). Une fois cette opération entamée, les retours à attendre peuvent être de plusieurs natures : simples encouragements, partenariats avec d’autres associations, ou encore, mais très rarement à ce stade, partenariats financiers.

Il se peut également que vous n’ayez aucun retour, du fait de la nouveauté de votre association. Ne désespérez pas pour autant et concentrez-vous sur vos actions de l’année, elles vous feront remarquer. Votre réputation se construira, la majorité du temps, à partir de celles-ci.

Toutes vos prises de contact peuvent être enregistrées dans un carnet d’adresses mis à jour le plus régulièrement possible. Pour obtenir les coordonnées des partenaires de votre région, vous pouvez consulter l’annuaire des associations d’Animafac, ainsi que les annuaires conçus par les universités. Pour une recherche interne à votre université, n’hésitez pas à contacter les bureaux de la vie étudiante, les Maisons des étudiant·e·s, les autres associations ou l’administration. Demandez des conseils autour de vous, les professeurs par exemple peuvent se révéler de véritables mines d’informations !

Amorcez également une veille informative sur vos financeur·se·s potentiel·le·s : collectez des informations utiles sur les intérêts et champs d’intervention de chacun·e, les personnes ressources, les dates-clés pour le dépôt de dossier… Cette base de données sera d’autant plus utile si elle est mise à jour régulièrement.

Enfin, vous pouvez accompagner tout cela d’un dossier de présentation, des plaquettes ou des brochures vous présentant. Montrez-vous attractif·ve·s, dynamiques et professionnel·le·s. Ces documents constituent le premier élément de présentation de votre association auprès de partenaires potentiel·le·s, ils doivent donc être travaillés en conséquence.

Gérer votre budget

Pour organiser votre année, en plus d’un planning prévisionnel, il est conseillé d’établir un budget prévisionnel, dans lequel apparaissent les dépenses et les recettes à venir. Cela peut vous aider à décider des projets à réaliser ou à abandonner et à gagner la confiance de vos partenaires. Vous ne savez pas en faire un ? Pas de problème !  N’hésitez pas cliquez ici pour voir notre fiche pratique « Réaliser le budget prévisionnel de son association« .

Deux budgets sont vivement conseillés 

LE BUDGET DE L’AN PASSÉ 

C’est un bilan financier, rédigé de préférence poste de dépense par poste de dépense. Il vous permettra de tirer des leçons sur la gestion de vos ressources. Il peut donc révéler des lacunes mais aussi mettre en évidence les forces de l’association. Dans les deux cas, il convient de s’y attarder et de réfléchir sur les erreurs à éviter.

LE BUDGET PRÉVISIONNEL DE L’ANNÉE À VENIR

Il énonce les dépenses et recettes générales à venir. Essayez de rendre ce budget le plus précis et le moins aléatoire possible. Notez-y les coûts d’assurances, d’adhésion à d’autres organisations, les abonnements aux services ou à la presse, les frais d’imprimerie, de déplacement, les éventuels salaires ou rémunérations, les envois papier, les loyers des locaux, les fournitures, etc. Mettez-y tout ce qu’il est possible de prévoir.

La façon dont vous répartirez vos demandes de subventions vous sera propre et dépendra essentiellement du nombre et de la qualité de vos partenariats. Sachez qu’il est rare, et par ailleurs peu sécurisant, qu’un projet soit subventionné par un·e seul·e partenaire. Vous serez donc souvent amené·e·s à vous adresser à des structures privées et publiques et à, régulièrement, rechercher de nouveaux·elles partenaires.

Dans l’idéal, présenter vos budgets et vos dossiers de demandes de subventions le plus tôt possible dans l’année car les structures ont souvent encore des reliquats des enveloppes budgétaires, qui doivent être dépensés en décembre. Vous pouvez télécharger un modèle de budget prévisionnel confectionné par nos soins juste ici. 

Bien entendu, cela n’est pertinent que si votre projet et vos activités sont clairement définies. Car là encore, il ne tient qu’à vous de fixer votre rythme de travail (peut-être avez-vous besoin du premier semestre pour vous organiser et commencer vos activités durant le second). À vous également de déterminer vos sources de financements, les types de partenariats que vous souhaitez conclure. Sachez être souples et vous adapter à vos projets, votre structure et votre équipe.

Vous voilà, finalement, avec une équipe motivée et organisée, partenariats amorcés, calendrier et budget ficelés… Tous les ingrédients sont réunis pour vous permettre de mener à bien votre projet et de le faire vivre au-delà des vacances universitaires.

Alors… à vous de jouer !