Que vous souhaitiez aider de petits groupes locaux à se produire ou organiser un concert au sein de votre fac, voici un petit tour d’horizon des différentes formalités à accomplir et des choses à ne pas oublier pour que tout se déroule bien le jour J. 

Définir sa programmation

Pour votre concert vous avez bien entendu l’embarras du choix. Vous pouvez solliciter un⋅e artiste musicien⋅ne ou un groupe de musique amateur que vous connaissez ou bien que vous souhaiteriez inviter. Vous pouvez aussi faire appel à un⋅e artiste ou groupe professionnel, ou même proposer une programmation avec plusieurs artistes. Vous pouvez ainsi envisager une « tête d’affiche » et un⋅e artiste ou un groupe pour effectuer la première partie. 

LA DIFFUSION DES PRODUCTIONS LOCALES

Vous pouvez choisir de diffuser des artistes de votre ville, département ou région. Pour cela, il sera nécessaire d’avoir à vos côtés un⋅e programmateur⋅rice qui connaît bien la scène locale ou s’y attache en écumant les salles de concert, les théâtres ou les expositions. Si vous choisissez de diffuser des artistes issus de la scène locale, votre programmation peut se présenter comme un engagement culturel : comme il y a un manque de représentation des groupes de musique locaux, vous avez choisi de les soutenir. Mais là encore, si vous souhaitez mieux faire connaître et entendre votre proposition, il peut être judicieux de penser à programmer également une tête d’affiche, qui fera déplacer le public.

UNE TÊTE D’AFFICHE ?

Mais au fait, une tête d’affiche, c’est quoi ? Ça peut être un groupe que vous propulsez en dernière partie de soirée et qui est le clou du spectacle parce qu’il est très festif ou très attendu, ou encore un groupe très connu qui vous assurera une fréquentation élevée. Il faut cependant garder en tête que si vous programmez des professionnel⋅le⋅s, vous devrez de votre côté gérer le concert de manière professionnelle. 

Ainsi, au même titre que pour les amateur⋅rice⋅s et les semi-pros, il vous faudra répondre à toutes leurs demandes d’ordre technique. Vous devrez également réussir à vous entendre sur le montant du cachet que vous serez en mesure de proposer : la prestation de professionnel⋅le⋅s étant généralement coûteuse. Enfin, sans traiter vos invité⋅e⋅s comme des stars, il vous faudra assurer leur accueil sur place, avant et après leur représentation. N’oubliez pas, en amont du concert, de demander aux artistes de vous envoyer leur rider, une fiche qui précise leurs besoins et exigences techniques, mais également en terme de repas et hébergement.

Accomplir les formalités

LES AUTORISATIONS

L’organisation d’un concert répond à un certain nombre de règles : occupation de l’espace public, vente de boissons, fermeture tardive… Autant d’activités qui sont soumises à l’obtention d’une autorisation préalable.

L’autorisation d’organiser une manifestation sur l’espace public se demande par écrit, environ deux mois à l’avance, au maire de la commune où aura lieu la manifestation, ou à la préfecture de police pour Paris, Lyon et Marseille. Une fois l’autorisation obtenue, si vous ne disposez pas d’une licence d’entrepreneur du spectacle, une déclaration de manifestation doit être envoyée à la Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC) concernée. Une démarche auprès du commissariat de police et de la gendarmerie est également conseillée, bien que sans obligation légale. Pour les concerts organisés dans une salle de spectacle, vous n’avez pas à faire de demande d’autorisation auprès de la mairie, la salle se chargera elle même de faire les déclarations nécessaires.

Si vous organisez un événement dans un lieu qui ne détient pas de licence autorisant la vente d’alcool, pensez à faire les démarches nécessaires auprès de la préfecture : l’ouverture d’une buvette de boissons de première catégorie (boissons non alcoolisées) et de deuxième catégorie (vin, bières, cidre, etc.) est possible, sous réserve d’obtenir une autorisation temporaire. Vous devrez également avoir l’accord des services préfectoraux pour Paris si vous souhaitez prolonger votre soirée au-delà d’une heure du matin.

LA SÉCURITÉ

L’obtention de l’autorisation implique que le lieu choisi soit aux normes de sécurité. À la demande du maire, une commission de sécurité peut être chargée de cette vérification. Pour la tenue de la manifestation, il conviendra ensuite d’appliquer les consignes édictées par cette commission.

N’oubliez pas qu’à partir de l’heure d’ouverture des portes au public, la structure organisatrice est seule responsable de la sécurité dans l’enceinte du spectacle et jusqu’à 50 mètres autour de l’entrée. Pour parer à toute éventualité, n’hésitez pas à solliciter des secouristes de la Croix-Rouge qui assureront un volet préventif et seront également présents en cas de blessure. Par ailleurs, une personne devra être désignée pour servir de référente en cas de problème et sera joignable à tout instant, jusqu’à la fin de la soirée ! Une équipe de surveillance, professionnelle ou non, sera également indispensable aux entrées et sorties de la salle ainsi qu’à l’intérieur de celle-ci. Il en va de même pour les concerts organisés en extérieur.

LICENCE OU PAS ?

Les associations qui ont pour activité habituelle la production et/ou l’organisation de spectacles sont soumises à l’obligation d’obtenir une licence d’entrepreneur de spectacles. On entend par « activité habituelle » le fait d’organiser ce type de manifestations plus de 6 fois au cours d’une année civile. Cette licence, personnelle et incessible, est attribuée sur dossier par la DRAC (Direction Régionale des Affaires Culturelles). Mais pour espérer l’obtenir, il vaut mieux avoir fait plusieurs concerts. En l’occurrence, s’il s’agit de votre premier concert, vous n’aurez pas besoin d’une licence. 

Si la production ou l’organisation de spectacles n’est pas l’activité principale de votre association et que vous organisez un maximum de 6 spectacles dans l’année, vous ne pourrez prétendre à cette licence.

DÉCLARER SES SALARIÉ⋅E⋅S

Vous vous demandez comment faire pour rémunérer les artistes musicien⋅ne⋅s invité⋅e⋅s sans être dans l’illégalité la plus complète ? Lors d’un concert, il⋅elle⋅s effectuent une prestation en tant qu’interprètes, qui peut donner lieu à un salaire ; il en est de même pour la prestation des technicien⋅ne⋅s son, lumière, des régisseur⋅se⋅s, etc.. 

Toute proposition de travail salarié dans le cadre de la manifestation doit donc faire l’objet d’un contrat d’engagement. Rédigé avec soin, il doit au minimum mentionner la nature de l’emploi proposé, la tâche à accomplir, la durée ainsi que le jour et l’heure d’embauche, le lieu d’exécution et le montant de la rémunération. Dans le cas d’une manifestation ponctuelle, il ne peut s’agir que de contrats à durée déterminée (CDD).

Les organisateurs occasionnels de spectacle bénéficient fort heureusement des services du Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso) qui leur permet d’accomplir en une seule formalité les différentes obligations liées à un contrat de travail: contrat d’engagement, cachet à reverser aux artistes, etc.  Pour tout savoir sur le Guso, cliquez ici. 

L’ASSURANCE

En tant qu’organisateur, vous êtes responsable de la sécurité du public. Il est donc nécessaire de souscrire une assurance « responsabilité civile » couvrant les dommages matériels et corporels causés à autrui.

Faites le tour des assureurs : en faisant jouer la concurrence, sur la base de devis demandés aux compagnies démarchées, vous multipliez vos chances de dénicher la garantie la plus efficace, qui protège le plus de monde, contre le plus de risques possibles, et ce au meilleur rapport qualité-prix. Pensez à expliciter de manière claire le détail de vos activités, afin d’obtenir la couverture la plus adéquate. Certaines compagnies d’assurance proposent une assurance « Organisateur de manifestation » ou « Responsabilité civile organisateur » qui garantit la salle et son équipement ainsi que le montage et le démontage du matériel sur une période de trois jours avant et après la date du concert. Le calcul de la prime se fait selon la date et l’heure de l’événement, le type de manifestation, la jauge prévue et la surface de la salle. Cependant, l’assurance des instruments demeure à la charge des musicien⋅ne⋅s.

Si vous avez du matériel de valeur, vous avez intérêt à souscrire une extension « tout risque matériel » pour vous couvrir en cas de vol ou de détérioration. Pensez à faire les démarches nécessaires au plus vite : l’attestation peut en effet être une condition sine qua non pour louer une salle ou du matériel. Pour en savoir plus, consultez la fiche : “Les associations et l’assurance”. 

LES DROITS D’AUTEUR

Qu’il⋅elle⋅s soient de renommée internationale, régionale ou locale, les créateur⋅rice⋅s d’oeuvres artistiques perçoivent des droits d’auteur. Cette rémunération a été définie à travers diverses dispositions législatives relatives à la propriété littéraire et artistique, regroupées depuis 1992 dans le Code de la propriété intellectuelle. Ce sont la SACD (théâtre), la SACEM (musique) et l’ADAGP (arts plastiques) qui perçoivent les droits d’auteur de leurs répertoires respectifs.

Par ailleurs, les artistes interprètes et les producteurs doivent également être rémunérés pour la diffusion publique de musique enregistrée. Ce droit voisin du droit d’auteur est appelé « rémunération équitable ». Il est géré par la SPRE et c’est la SACEM qui en assure le recouvrement. Mais rassurez-vous, un seul formulaire suffit pour les deux.

N’oubliez pas d’anticiper votre déclaration à la SACEM : si vous la réalisez avant l’événement, vous bénéficierez d’une réduction de 20% sur le montant de votre facture. Prenez contact avec la délégation de votre région au moins 3 semaines avant la manifestation, elle vous adressera un formulaire de déclaration des artistes. Dans tous les cas, il est fortement conseillé de rencontrer quelqu’un de la délégation locale au préalable car il est souvent possible de négocier un forfait avantageux lorsque l’on est une association. Pour en savoir plus sur les droits d’auteur, consultez la fiche suivante.

Organiser le concert

CONSTITUER UNE ÉQUIPE ORGANISÉE

Il vous faudra réunir un minimum de quatre personnes : un⋅e coordinateur⋅rice, un⋅e responsable technique, un⋅e responsable communication interne/institutionnelle et un⋅e responsable des relations avec la presse. En général, une équipe bien plus importante sera à mobiliser afin de gérer toute la logistique, accueillir les artistes et les participant⋅e⋅s le jour J, etc. Il est raisonnable de s’y prendre au moins trois à quatre mois à l’avance pour avoir une salle à disposition, ce délai restant variable en fonction de la salle visée : salles gratuites à réserver dans les universités, les mairies, les paroisses ou salles payantes dont vous pourrez essayer de négocier le prix. Comme pour tout événement un dossier technique de présentation devra être fourni aux partenaires.

TROUVER LE LIEU

Comme nous l’avons mentionné, vous pouvez organiser votre concert dans différents types de lieux: une salle de spectacle, un espace en plein air, mais aussi des endroits plus atypiques tels qu’une grange, une église, un établissement scolaires, etc. Assurez vous d’avoir toutes les conditions favorables pour l’installation de matériel et l’accueil de public.

De nombreux bars possèdent des salles assez grandes pour accueillir une petite scène et du matériel de sonorisation. Il vous est souvent possible de bénéficier gratuitement de ces espaces, mais la direction gardera la main sur la vente de boissons. À vous de négocier pour obtenir une partie des recettes, en fonction du nombre et de l’enthousiasme des personnes présentes !

COMMUNIQUER SUR VOTRE CONCERT 

Il peut apparaître difficile de « sortir du lot » et d’être visible dans le paysage culturel, si votre ville foisonne de concerts proposés quotidiennement. Les supports de communication « classiques » (affiches, dépliants, autocollants…), s’ils restent indispensables, doivent être doublés par des actions plus innovantes, et peu coûteuses en argent et pour la planète : happenings, communication virale via les outils du web 2.0 (réseaux sociaux, vidéos partagées…), etc.

Pour en savoir plus, consultez la fiche pratique « Communiquer sur son événement auprès des médias et du public ».

Le jour J

LES DERNIERS DÉTAILS TECHNIQUES

Il est primordial de suivre un planning rigoureux pour ouvrir les portes du site à l’heure. Côté technique, il vous faut généralement arriver avec des bénévoles (étudiant⋅e ingénieur⋅e du son ou amateur⋅rice volontaire) qui s’assurera de la balance et veillera au bon fonctionnement de tout le matériel de sonorisation. En amont, il⋅elle devra par ailleurs se mettre en contact avec le groupe pour les questions techniques : quels instruments ? Besoins en branchements ? Micros et pieds ? Temps d’échauffement à prévoir ? N’oubliez pas également de demander aux artistes leur plan de feu (guide des besoins, de  l’installation et des réglages des projecteurs et lumières pour le spectacle), afin de vérifier que vous avez le matériel adéquat.

Côté public, filtrez les entrées proportionnellement aux sorties et faites bien attention à ne pas dépasser la jauge d’accueil maximale de la salle. Précisez bien si les gens ont le droit de partir et revenir plus tard avec le même billet, en sachant que cela vous demandera une grande rigueur dans la gestion de ces flux. Pour vous faciliter la tâche, un système de tampon ou de bracelet peut être facilement mis en place.

Les bénévoles sont également clé dans l’organisation générale d’un concert. Mieux vaut prévoir précisément la mission de chacun : surveillance du lieu (entrée, sortie, toilette, vestiaires, cabine technique), accompagnement des artistes et ravitaillement… Prévoyez un espace de détente pour les artistes ET pour les bénévoles afin qu’il⋅elle⋅s puissent se reposer mais aussi se restaurer avant le spectacle, après, et pendant la journée. Ce sont des conditions nécessaires au bon déroulement de votre concert. 

L’ACCÈS AUX PERSONNES À MOBILITÉ RÉDUITE

De façon générale, une signalétique adaptée sera bienvenue. Concernant l’accès des personnes à mobilité réduite, il s’agit de prévoir des emplacements réservés aux personnes en fauteuil roulant, de préférence de plain-pied, et offrant une bonne visibilité, avec un minimum de déplacements pendant le spectacle le cas échéant. Si nécessaire, vous pouvez construire des rampes d’accès. Des passages de largeur suffisante pour un fauteuil roulant doivent également être prévus.

LA BILLETTERIE

Il existe un format imposé pour les tickets d’entrée (pour officialiser la comptabilité). Dans tous les cas, utilisez un système de billets à souche, afin de faire le décompte des entrées une fois la soirée terminée. Par ailleurs, comme mentionné plus haut, un tampon apposé sur le dos de la main, ou sur le bras, pourra faire office de laissez-passer.

Les billets doivent comporter le tampon de votre structure, le prix de la place et le numéro du billet. Vous devez conserver toutes les souches des carnets ainsi que les relevés journaliers des recettes. Par ailleurs, vos billets devront comporter trois volets : le talon et un billet en deux parties, se séparant entre le « contrôle organisation » et le spectateur (qui le garde). Le talon peut quant à lui éventuellement vous être réclamé, pendant la soirée ou après, par un contrôleur du fisc.

Vous pouvez également choisir de mettre en place une billetterie en ligne en passant par des plateformes telles que HelloAsso, qui peut grandement faciliter votre organisation. Ce système vous permet en effet de suivre directement l’état des réservations et d’avoir toutes les informations et justificatifs en format numérique.

Attention, même si l’entrée de votre concert est gratuite, vous devez créer une billetterie !

Et après ?

LE BILAN

Une fois la manifestation passée, allez déposer la recette à la banque et payez rapidement artistes et créanciers, (fournisseurs, organismes sociaux, fisc, SACEM…). Pour la SACEM, vous devez fournir dans les dix jours l’état des recettes et le programme des oeuvres diffusées. Pensez bien que le départ du public ne marque pas la fin de l’événement : il est important, et de toute façon impératif, pour l’association et ses partenaires, de réaliser un bilan moral et financier. Ce travail réflexif vous sera utile, notamment pour préparer un nouveau projet. Vous saurez ainsi ce qu’il faut éviter ou reproduire à l’avenir.

Pour votre évaluation, vous pouvez prendre comme critères la fréquentation, les retombées presse ou encore les remarques formulées par le public. Vous serez particulièrement attentif⋅ve⋅s à la lisibilité de votre message: le public venu au concert était-il en priorité attiré par la musique ou par la cause à laquelle vous souhaitiez le sensibiliser ? La musique était-elle en adéquation avec les goûts du public intéressé par votre cause ? L’événement a-t-il permis des rencontres inattendues et fructueuses ?

DES RESSOURCES

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter la fiche pratique « Comment organiser un spectacle ou un concert » éditée par HelloAsso.

Générer un Copyleft : si une œuvre est libre, vous pouvez la redistribuer et/ou la modifier selon les termes de la Licence Art Libre. Vous trouverez un exemplaire de cette licence sur le site Copyleft Attitude. http://artlibre.org