Festivals, évènements, parution d’une revue, concerts… Les associations ont toutes besoin, à un moment ou à un autre, d’aller à la rencontre de leur public. Pour cela, un seul mot d’ordre : communiquer ! Cette tâche peut au premier abord sembler facile mais elle nécessite en réalité une bonne préparation. Vous avez peut-être déjà tout fait pour faire connaître votre association sur internet, mais vous avez besoin d’un gros coup de com’ pour votre évènement. Voici quelques conseils pour mieux se démarquer et faire connaître votre événement.

Adapter la communication à son public

CIBLER SON PUBLIC

En amont, il est essentiel de réfléchir au public que vous voulez cibler. Étudiant·e·s, jeunes actif·ve·s, grand public… auprès de qui souhaitez-vous diffuser votre message ? L’idéal est d’adapter votre communication à la cible choisie, en privilégiant les supports et médias adéquats et les endroits où vous souhaitez que votre communication soit diffusée (bibliothèque universitaire, maison des étudiant·e·s, endroit de passage, panneaux d’affichage…).

LA LISIBILITÉ, UN OBJECTIF PRIMORDIAL

L’un des éléments clés de toute communication, c’est la lisibilité. La construction d’une charte graphique unique pour tous les supports de communication de vos événements (un logo, des couleurs récurrentes, une mise en page identifiée…) est un élément essentiel qui permettra de vous identifier. Même si dans un premier temps on vous remarquera peut-être peu, au fur et à mesure des événements que vous organiserez, vous gagnerez en crédit auprès des médias et du public. Tentez donc de vous démarquer pour exister ! 

Définissez ensuite le message que vous voulez faire passer, les éléments que vous souhaitez mettre en avant et la façon dont vous pourrez mettre en relief les quelques moments phares de vos événements. 

Privilégiez des accroches dont pourront se saisir les journalistes. Ainsi, si vous pouvez faire se déplacer une personnalité, si vous avez eu un bon contact avec un·e écrivain·e, un·e acteur·rice ou un·e politique, sachez tirer parti de son intervention même si elle n’est pas nécessairement représentative de l’événement.

Les différents supports de communication

Vos documents doivent être agréables à lire et attirer l’attention. Graphisme soigné et texte percutant auront autant d’impact sur les professionnel·le·s que sur le public.

CÔTÉ MÉDIAS

Vous trouverez ici quelques conseils pour interpeller les médias sur votre événement. 

Les médias sont souvent le meilleur relais de l’actualité et des évènements à venir, c’est pourquoi il peut être intéressant pour vous d’en interpeller. Sachez toutefois que selon la dimension de votre évènement, tous les médias ne sont pas pertinents à mobiliser. Ainsi, si votre évènement est circonscrit au milieu étudiant, orientez-vous plutôt vers des médias locaux et étudiants : radios ou journaux inter-universitaires. Ils seront votre meilleure presse ! 

Pour cela soyez originaux·les. Rendez votre association la plus attractive possible pour les médias. Le plus souvent il s’agira d’adopter leur langage et avoir le sens de la formule. Pensez aussi à solliciter les médias sociaux qui sont le relais le plus rapide et parfois le plus efficace. 

Pour attirer les médias, plusieurs outils existent.

LE COMMUNIQUÉ DE PRESSE

Le communiqué de presse est un document court qui présente un projet, un événement ou un outil aux journalistes. Vous pouvez ainsi l’utiliser pour diffuser votre évènement. Si vous décider d’adopter ce support, quelques règles seront à respecter. 

Comme il s’agit d’un format court, soyez le·la plus concis·e possible. Sur un recto maximum, il doit comporter toutes les informations nécessaires à une bonne compréhension de votre projet ainsi que les renseignements pratiques essentiels. Appuyez-vous sur les 3Q2COP pour être sûr·e·s de ne rien oublier : qui, quoi, quand, comment, combien, où, pourquoi ?

Petit conseil pratique : envoyez toujours votre fichier avec les destinataires en Copie Carbone Invisible (Cci) lorsque vous l’envoyez par mail à tous vos contacts (fichier presse, partenaires, contacts divers et variés). En plus d’être plus correct pour vos interlocuteur·ices, cela permet aussi de ne pas donner tous vos contacts aux autres.

Les journalistes rebondiront sur l’information brute et vous contacteront pour avoir plus de renseignements si votre projet a attiré l’attention. Ainsi, privilégiez des informations phares et qui pourront les séduire à mettre dans votre communiqué de presse. 

En termes de délais, votre communiqué aura plus de chance de faire son effet si vous l’envoyez quinze à huit jours avant le lancement du projet. Il peut éventuellement être suivi d’un coup de fil afin de « s’assurer de sa bonne réception ». Si le premier communiqué ne donne rien, persévérez. Les journalistes apprendront à vous connaître et réagiront davantage.

Enfin, si vous ne savez vraiment pas comment faire, vous pouvez toujours confier vos relations presse à des étudiant·es en communication ou à une association performante dans ce domaine.

LE DOSSIER DE PRESSE

Plus complet que le communiqué, un dossier de presse n’est nécessaire que pour de très gros événements. Si c’est votre cas, ne le négligez donc pas. 

En effet, le dossier de presse regroupe un ensemble de documents relatifs à votre évènement mais également à votre association, des échantillons et des visuels s’y rapportant. Le dossier de presse peut accompagner l’envoi du communiqué ou le suivre.

Il peut également être disponible sur demande, selon vos moyens et votre stratégie. Il est bon que ce dossier compte les éléments « biographiques » utiles à la rédaction d’un article et une revue de presse, si elle existe déjà. 

Soignez la rédaction de celui-ci, car étant plus long, il faut parvenir à accrocher votre lecteur·rice autrement il risque de ne pas être lu et d’être jeté à la poubelle. 

Trouver un titre d’accroche et une introduction claire et efficace, organiser et structurer votre dossier sont également les éléments clés d’un bon dossier. 

Paradoxalement, il est plus facile d’obtenir un papier si on a déjà parlé de vous dans la presse.

QUELS MÉDIAS SOLLICITER ?

Il va s’agir ensuite de déterminer les médias auxquels vous adresser. À vous de définir, en fonction de l’importance de l’événement, la sphère d’intérêt dont il peut être le centre. Ainsi, un festival organisé sur un campus peut séduire la presse locale, mais il peut aussi intéresser une publication nationale consacrée à la culture, par exemple.

Une fois votre liste médias établie, il ne vous reste plus qu’à trouver les bons contacts. Vous gagnerez en efficacité si vous visez le·a bon·ne destinataire. En effet, un communiqué se perd très vite dans une salle de rédaction. Il peut même aller jusque dans la corbeille si le·la journaliste qui pourrait être intéressé·e n’est pas là pour l’intercepter. 

Pour pallier cela, une solution : le mail personnalisé. Les sites web donnent généralement une liste d’adresses classées par rubrique. Et si vous n’êtes pas convaincu·e·s par l’email, vous déduirez au moins le nom du journaliste de son adresse. Un coup de téléphone à la rédaction et le tour est presque joué.

Pour les quotidiens régionaux, le plus simple est encore de les acquérir, vous y trouverez les contacts nécessaires. N’hésitez pas à demander un rendez-vous, il est bien plus facile de rencontrer les journalistes dans les rédactions régionales !

Profitez-en pour vous constituer un carnet d’adresses, ou fichier presse, à partir de ces recherches. Ces renseignements vous seront précieux lors de vos événements futurs, mais pourront également servir à d’autres, notamment vos successeur·se·s.

LES MÉDIAS DE PROXIMITÉ

Ces derniers, qu’ils soient télévisuels, radiophoniques ou écrits, sont des acteurs importants de la région et de la ville. On ne cessera de le répéter, c’est généralement en se tournant vers eux que l’on a le plus de succès. Ce qu’un média généraliste et national ne peut (ou ne veut) pas faire, lui le pourra (et le voudra !). Il décidera peut-être de vous interviewer et de faire une émission dont vous serez l’invité·e afin de montrer combien les jeunes de la région sont dynamiques. Tout ce qui est susceptible de vous faire connaître est à prendre.

Par ailleurs, ne sous-estimez pas le bouche-à-oreille : si l’on sait que vous avez répondu à tel·le journaliste dans le cadre de son émission ou de son article, il y a fort à parier que vous serez ensuite contacté·e·s par un·e autre. Restez disponible : lorsqu’un média a des difficultés à boucler son épreuve, il peut lui arriver de fouiller sa corbeille à la recherche d’un communiqué qu’il aurait au premier abord laissé passer… L’équipe entière doit donc être «briefée» sur l’événement, pouvoir répondre à une interview téléphonique, ou simplement envoyer des infos complémentaires rapidement.

N’oubliez pas enfin d’archiver, de conserver toute parution: la revue de presse est un élément fondamental d’un dossier de communication ou de partenariat.

LES MÉDIAS SOCIAUX

Les journalistes et les médias sont aujourd’hui présent·e·s sur les réseaux sociaux, notamment sur Twitter, plateforme privilégiée pour la communication des institutions publiques, privées et des journalistes et médias. N’hésitez pas à créer un compte pour votre association et à y diffuser les informations, évènements ou actions qui peuvent les intéresser, soit en les mentionnant (@), soit en leur écrivant directement. Pour en savoir plus consultez la fiche pratique dédiée ici. 

Enfin, si vous décidez d’envoyer votre communiqué de presse et votre dossier de presse par mail, surtout évitez l’erreur d’envoyer un message non personnalisé. En effet, envoyez vos pièces jointes avec un message personnalisé qui montre en quoi il était pertinent de solliciter ce ou cette journaliste ou média. Vous pouvez par exemple rappeler que vous vous sentez proches de leurs valeurs, que vous avez apprécié tel ou telle article/interview sur un sujet s’y rapprochant etc. C’est pourquoi il est important que vous vous adressiez à une personne en particulier car cela pourra attirer son intérêt. 

LES INFLUENCEUR·SE·S

Rapprochez-vous également des influenceur·se·s et créateur·rice·s de contenu. Certains blogs ou comptes d’influenceur·se·s cumulent le million de vues mensuelles et sont plus ouvert·e·s que les médias traditionnels. Il·elle·s ont aussi souvent ce qu’on appelle un rôle de relai prescripteur auprès de leurs publics qui auront tendance à être inspiré·e par ce qu’il·elle·fait ou invite à faire. 

CÔTÉ PUBLIC

Si autrefois on vous aurait conseillé de distribuer flyers, stickers et d’imprimer mille affiches pour donner de la visibilité à votre évènement, aujourd’hui les enjeux environnementaux et écologiques actuels invitent à repenser notre communication. Plusieurs alternatives s’offrent à vous. 

INTERNET

Le web est évidemment un outil très efficace pour communiquer sur vos événements. Vous pouvez le faire gratuitement ou à titre onéreux en fonction de vos objectifs. Pensez avant toute chose, à avoir une personne à l’aise avec la communication numérique et notamment pour la réalisation de vos visuels. En effet, même si vous ne les imprimerez pas, ces derniers doivent être efficaces, en accord avec votre identité visuelle et percutants. 

LA MAILING LIST 

Pensez, au fur et à mesure de vos événements, à créer des mailing lists qui recensent toutes les adresses mails des participant·e·s. Ces mailing lists vous seront très utiles pour communiquer sur vos prochains événements ! 

Pour cela, vous pouvez proposer une feuille d’émargement ou demander l’adresse mail dans le formulaire d’inscription. Vous devrez toutefois préciser ce à quoi servira l’adresse mail que vous récolté sur vos feuilles d’émargement, par exemple avec la mention « Votre adresse de messagerie pourra être utilisée pour vous informer par mail de nos prochains événements ». En effet, depuis la loi RGPD, chaque structure doit respecter et sécuriser les données personnelles de ses participant·e·s.

L’affiche et/ou le visuel de votre événement peuvent être rendus visibles directement dans le corps du mail afin d’attirer l’attention de l’internaute. 

Pensez également à investir les sites des médias locaux, les forums d’événements similaires aux vôtres dans une zone raisonnable, les sites des agendas culturels.

Notez toutefois, que ces mails sont généralement très peu lus voire ouverts car ils tombent souvent dans les courriers indésirables. Ce n’est donc pas la peine d’en envoyer trop, d’autant plus que l’envoi surabondant de mails contribue à la pollution numérique. 

LES SITES INTERNET

Incontournable, le site web est la vitrine de votre activité. Bien conçu, il peut seconder voire remplacer un dossier de presse. Il facilite aussi grandement les relations avec le public. Faites-y figurer le programme, l’itinéraire pour se rendre sur le lieu et les autres infos pratiques, dont l’inscription en ligne par exemple. 

Un mini site dédié peut également être une option si l’événement est de grande ampleur et nécessite beaucoup d’informations.

N’hésitez pas à vous faire connaître auprès de sites partenaires. Un lien sur un site très fréquenté peut vous amener beaucoup de visites. Enfin, vous pouvez publier vos annonces d’événements sur les sites agendas.

LES RÉSEAUX SOCIAUX 

Les réseaux sociaux peuvent être un moyen efficace pour communiquer sur votre évènement et faire connaître votre association. 

Posez-vous toutefois la question du public avant de créer un événement Facebook ou de lancer une campagne de communication sur Instagram. L’intérêt de l’évènement Facebook est d’attirer à votre évènement des personnes qui suivent ou aiment la page de votre association, ou d’intéresser de nouvelles personnes qui seraient amies avec celles qui vous connaissent déjà afin d’élargir votre public. En effet, cela permet une meilleure viralité et un effet boule de neige, dans le cas où votre évènement peut être facilement et rapidement partagé auprès d’une communauté ayant des intérêts communs. En revanche, une campagne Instagram permet plutôt de renforcer la fidélité des personnes qui vous suivent déjà en les encourageant à venir à vos évènements (au-delà de simplement suivre de loin votre activité). 

Dans tous les cas, l’idéal sera de publier régulièrement du contenu sur votre événement en conservant une ligne éditoriale ainsi que votre charte graphique. Pour cela, prévoyez dans votre rétroplanning un calendrier de publication jusqu’au jour J et listez en amont les différents contenus possible (les coulisses de la préparation, la diffusion du programme, des guests, le staff, etc). 

Vous pourrez également l’utiliser le Jour J, en réalisant un live vidéo, des posts #off ou autres, bref soyez créatif·ve·s ! Pourquoi pas également créer un hashtag pour l’occasion, vous pourrez alors proposer aux participant·e·s d’utiliser ce hashtag pour partager des photos de l’événement par exemple. De plus, sur Facebook, vous pouvez même planifier vos publications, vous pouvez ainsi en profiter pour créer vos publications en avance dans le cas où vous auriez peu de temps à y consacrer. 

OUTILS ET MÉDIAS MOINS CLASSIQUES : COMMUNIQUER SANS SE RUINER

Communiquer ne coûte pas aussi cher que l’on croit. Il existe quantité d’astuces pour limiter votre budget. Si vous prenez le temps nécessaire, il existe en effet des moyens pour diminuer vos dépenses et mieux cibler votre public. 

LES PARTENARIATS

Vous pouvez par exemple monter des dossiers de partenariat avec des entreprises pour obtenir des avantages en nature (impression gratuite de documents), choisir le format multimédia pour vos newsletters, cartes de vœux. Elles peuvent aussi vous aider à diffuser votre évènement sur leur site, newsletter etc. 

LES ANIMATIONS

Si vous n’avez pas ou pas le temps de trouver des partenaires, ce n’est pas grave, vos propres ressources et votre propre créativité pour communiquer ! En effet, en fonction de votre domaine d’action vous pouvez créer des happenings, ou des teasings en lien et mettant en avant vos activités. 

Si vous êtes une association de musique, de théâtre ou de danse, vous pouvez occuper le parvis de votre école ou de votre université pour organiser un mini-évènement qui vous rendra visibles. Vous pourrez ainsi communiquer sur vos prochains évènements et les inviter à suivre votre actualité. Si vous êtes une association en lien avec les médias, vous pouvez réaliser un spot publicitaire qui pourront être diffusés sur votre campus s’il y a des écrans par exemple ou peut-être même sur le site de votre établissement ! 

Autres manières très simple : tenir un stand ou une permanence dans les halls d’entrées de votre établissement, proposer une vente de gâteaux, ou encore passer dans les amphithéâtres avant un cours pour vous présenter vous et votre association. 

Tout cela aura l’avantage de vous mettre directement en contact avec votre public cible, s’il est étudiant. Lui-même aura mis des noms et des visages derrière votre association et sera peut-être plus tenté de venir à vos évènements. 

Pour des évènements ouverts à un public plus large que le public étudiant, vous pouvez faire de même en proposant des animations lors de journées inter-associatives organisées par d’autres associations avec lesquelles vous seriez en contact, ou encore à d’autres évènements d’associations (faire une première partie etc.)

Quelques autres pistes sont également exploitables : l’impression sur les serviettes des Restos U par les CROUS (à leurs frais et à des milliers d’exemplaires !) ; l’utilisation d’un ballon gonflable pour marquer un point de rendez-vous ou situé à un emplacement passant et stratégique, pour faire connaître l’événement, l’usage de « boards », affiches plus rigides qu’à l’habitude que pouvez agrafer sur du mobilier urbain ou des arbres (deux par deux, dos à dos…).

Bien entendu, à vous de décider si vous souhaitez recourir aux affiches, flyers et autres supports imprimés. Attention toutefois, les impressions peuvent vite s’avérer onéreuses. De plus, les affiches ne sont pas toujours lues puisque tout le monde a recours aux affiches et les flyers jetés avant d’être lus. Enfin, cela peut jouer sur votre image, si vous êtes une association qui agit pour l’environnement et l’écologie, il pourra être mal vu que vous imprimiez des flyers par milliers…

Enfin, rappelons que le bouche-à-oreille demeure le moyen le plus efficace pour faire connaître votre évènement ! 

Gérer le déroulement de sa communication

Pour commencer, tenez compte des délais de fabrication et du temps nécessaire à la circulation de l’information. Prévoyez des vagues de communication successives et adaptées au rythme du campus : aux plus motivé·e·s d’entre vous on conseillera un « teasing » en trois phases : la première phase, énigmatique, prépare le chaland à la communication, la seconde lui communique le message et la troisième, peu avant l’événement, l’empêche de reculer…

Aussi : faites attention à ce que votre actualité ne soit pas parasitée par des événements extérieurs prévisibles comme la Coupe du monde ou la Fête nationale… Dans la mesure du possible, arrangez-vous pour que le contexte soit favorable (lors d’un creux dans l’activité culturelle de la région par exemple). 

N’hésitez pas à relancer vos contacts, dans la mesure où vous ne les harcelez pas, et à entretenir des relations continues avec les médias. 

La liste de diffusion, on l’a vu, peut être une solution. Envoyer vos publications aux journalistes – surtout si elles contiennent des informations utilisables (un agenda culturel par exemple) – peut en être une autre. Enfin, envoyez au maximum de médias des invitations et des bilans de vos activités. Vous avez pleins de choses à dire et à raconter, alors n’ayez pas peur de le faire. 

Vous voilà paré·e·s pour attirer un maximum de médias et de personnes à vos évènements car pour faire venir du monde encore faut-il qu’il soit au courant qu’ils aient lieu.