Votre association souhaite organiser un festival pluridisciplinaire, mais votre activité principale ne concerne qu’une seule des disciplines. Vous décidez alors de mettre vos compétences en commun avec d’autres associations du campus, afin de proposer à votre public un panel artistique varié. Vous savez comment réaliser un dossier de présentation pour les projets organisés par votre association en son nom, mais comment procéder maintenant qu’une autre structure partenaire est dans la boucle ? Faut-il formaliser ce partenariat ? Rédiger une convention de partenariat, document juridique de l’ordre du contrat, vous aidera à cadrer formellement vos échanges avec vos différent·e·s partenaires, qu’il·elle·s soient financiers ou non.

Petite précision : contrat ou convention ?

Mais d’abord qu’est-ce qu’une convention de partenariat ? D’après l’article 1101 du Code Civil : « Le contrat est un accord de volontés entre deux ou plusieurs personnes destiné à créer, modifier, transmettre ou éteindre des obligations ».  La convention est un accord de volontés entre deux ou plusieurs personnes, en vue de produire des effets de droit. Lorsque cet effet de droit est une obligation civile alors la convention prend le nom de contrat. Le contrat est une forme spécifique de convention.

Dans la pratique, le terme de contrat est plutôt employé lorsqu’on se trouve en présence d’une personne morale et d’une personne physique (comme lorsque vous vous engagez auprès d’un opérateur téléphonique par exemple), le terme de convention est lui plutôt employé lorsque les contractant·e·s sont des personnes morales (deux associations par exemple).

Signer une convention : quels avantages ?

Les associations étudiantes ne mesurent pas toujours l’importance de formaliser par écrit leurs engagements et ceux de leurs partenaires. Pourtant cela leur permettrait d’être assurées de l’aboutissement du projet envisagé, et ce dans les meilleures conditions. La confiance accordée aux partenaires ne suffit pas toujours et mieux vaut se prémunir d’éventuelles dérives grâce à la signature d’une convention.

Au-delà de cet aspect, rédiger une convention permet également de répondre à au moins trois enjeux de taille pour les structures engagées :

PÉRENNISER UN PROJET LANCÉ EN PARTENARIAT .

Une convention est signée entre des structures (association, société ou autre organisme), et non entre des personnes physiques. Les signataires sont donc les représentant·e·s des organismes en question. De ce fait, l’aboutissement du projet est d’autant mieux garanti qu’il ne dépend pas seulement d’une confiance personnelle mais reposant sur un groupe de personnes réunies en association. Une fois la convention signée, la personne morale signataire ne peut pas changer d’avis et renoncer à la collaboration, sauf à répondre devant les tribunaux de la non-exécution de ses obligations ou selon les clauses prévues pour cela dans la convention…

De plus, un changement d’équipe au sein de l’un ou l’autre des organismes partenaires ne remettra pas en question les engagements pris. Une convention renouvelable d’année en année permettra par exemple de tisser des liens solides entre deux associations aux buts complémentaires, même si les responsables s’en vont.

DÉFINIR LA COLLABORATION ENTRE LES PARTIES SIGNATAIRES

Grâce à la convention, chacun·e des partenaires a, à sa disposition, un déroulé prévisionnel de la manière dont se déroulera le partenariat. Sont également clairement énoncées les responsabilités de chacune des parties. Elle permet d’anticiper les problèmes qui pourraient se poser et de prévoir en amont les réponses à apporter. Une convention est donc un instrument essentiel pour le bon déroulement de la collaboration autour d’un projet commun. 

Plus elle définit le projet dans ses moindres détails, plus celui-ci aura de chances de voir le jour dans les meilleures conditions puisque les engagements et responsabilités de chacun·e auront été clairement établies. Soyez donc très précis·e·s lors de l’élaboration d’une convention avec un ou plusieurs partenaires : plus vous serez concret·e·s, plus vous baliserez les conditions de réussite de votre collaboration.

ENGAGER LÉGALEMENT LES PARTIES SIGNATAIRES

Une convention autorise, en cas de non-exécution des obligations de l’une des parties, un recours éventuel devant un tribunal. Dans les faits cependant, et ce d’autant plus au niveau de petites structures, il est assez rare de voir une affaire portée devant les tribunaux, notamment en raison du coût de ces procédures. Mais toujours est-il que le simple fait d’avoir un document écrit, co-signé par les deux parties, impose de cadrer les choses et de conférer du sérieux à la collaboration. Cela permet également d’avoir un « moyen de pression » dans l’éventualité d’un non-respect des engagements par le·la partenaire (même si, bien évidemment, on espère que vous n’aurez pas à en arriver là !).

De même pensez à régler les questions d’assurance. En principe, toute structure doit être assurée, mais vous pouvez aussi vous arranger entre vous pour savoir qui assure quoi. 

Mieux vaut donc prévenir que guérir et prendre ses dispositions en amont. Faute de convention, ou si la rédaction de celle-ci a été faite à la légère, vous seriez bien en peine de fournir une preuve indiscutable des obligations que votre partenaire n’aurait pas remplies à votre égard.

Passons à la pratique !

DERNIERS CONSEILS

La rédaction de la convention est une phase très importante pour les personnes qui en sont chargées et pour l’ensemble de l’association. L’idéal est donc d’y procéder soi-même, ou en collaboration avec le ou les partenaires, afin de pouvoir poser ou négocier les modalités d’application du partenariat. La rédiger vous-même vous mettra en position de force puisque c’est vous qui choisirez les conditions de la collaboration, que vous pourrez ensuite modifier sur la base d’un consensus avec votre partenaire.

Lors de la rédaction de la convention, il sera nécessaire de bien penser à tout pour baliser au mieux les conditions de réalisation du partenariat. N’hésitez pas à vous appuyer sur un rétroplanning et/ou une liste des tâches qui préciseront les diverses actions à effectuer pour mettre en place le projet final. Grâce à ce travail préparatoire, vous serez ainsi en mesure de penser le partenariat dans sa globalité, à toutes les étapes de réalisation de votre projet.

CONTENU DE LA CONVENTION

L’INTRODUCTION

Avant d’entrer dans le corps même de la convention, rédigez un chapeau introductif mentionnant, de la manière la plus complète possible, les parties signataires, en précisant le nom et la fonction de leurs représentant·e·s. C’est habituellement le·la présidente de l’association, en tant que représentant·e légal·e, qui signe la convention.

Ceci vous donnera donc :

« Entre les soussigné·e·s

Association X (nom complet), dont le siège social est situé (adresse), représentée par (qualité, prénom, nom) en sa qualité de (fonction) d’une part,

Ci-après désignée « XXX » (sigle de l’association ou nom par laquelle elle sera désignée dans tout le reste de la convention)

Et

L’association Y, (nom complet), dont le siège social est situé (adresse), représentée par (qualité, prénom, nom) en sa qualité de (fonction) d’autre part,

Ci-après désignée « YYY » (sigle de l’association ou nom par laquelle elle sera désignée dans tout le reste de la convention)

Il a été préalablement exposé ce qui suit :

Vous devez ici présenter chacun·e des partenaires plus en détail, en mettant en exergue les points qui les amènent à cette collaboration, puis finir par un paragraphe sur le constat qui les a décidés à s’engager ensemble sur un même projet.

Ceci exposé, il a été convenu et arrêté ce qui suit. »

On rentre ensuite dans le corps de la convention à proprement parler, qui se divise en plusieurs articles, que vous pouvez bien entendu modifier en fonction de vos besoins. 

L’OBJET DE LA CONVENTION

Il sera consacré à la présentation de la convention et répondra, sans entrer pour l’instant dans le détail, à deux questions :

•  l’objet de la convention : ce que chacune des parties s’engage à faire vis-à-vis de l’autre ? La réponse sera par exemple : l’association X s’engage à organiser la sécurité de la soirée de l’association Y, en échange d’une contrepartie financière. À ce stade, ce n’est pas la manière exacte dont les engagements seront remplis qui nous intéresse, gardez cela pour le développement.

•  les motivations de cet engagement : celles-ci varient, d’une motivation très générale à une motivation très précise. L’idéal reste de montrer en quoi le projet visé par la collaboration s’inscrit dans le but statutaire des associations partenaires (amélioration de la vie étudiante, animation des campus…).

LE DÉVELOPPEMENT

Les articles suivants exposeront l’objet même de l’accord, en entrant cette fois-ci le plus possible dans le détail. Il ne faut pas hésiter à rédiger autant d’articles que nécessaires, , sachant que leur nombre sera variable, en fonction notamment de la complexité ou la multiplicité des engagements souscrits (obligation de faire ceci en contribution de cela, dans tels délais, selon telles modalités…).

Pour être suffisamment explicite, tentez de fragmenter l’engagement général en autant d’obligations que nécessaires pour s’assurer que l’objectif prévu soit atteint. Soyez à cet égard aussi précis·e·s que possible dans les termes que vous employez.

Imaginons par exemple qu’une entreprise envisage de faire un don à votre association en échange d’une contrepartie conséquente en publicité : celle-ci souhaite que son logo soit mis en valeur sur les banderoles de la compétition sportive que vous organisez. En conséquence, une partie de l’argent versé par l’entreprise correspondra à la contrepartie de la publicité prodiguée et sera soumise à la TVA, alors que l’autre partie correspondra à un don, non soumis à la TVA. Si la convention ne stipule pas clairement le montant correspondant à la publicité prodiguée, un juge pourrait alors décider qu’il s’agit de la somme entière. La totalité de l’argent versé par l’entreprise serait donc soumise à la TVA, ce qui implique un apport d’argent moindre pour l’association.

Une simple question de détails et de précisions dans le contenu de la convention peut donc avoir un impact important. À vous de bien faire attention à ce que les termes employés soient clairs et qu’aucun doute ne subsiste. Pensez également à regrouper tous les items traitant d’une thématique dans un même article, afin que la convention soit la plus lisible possible.

Vous pouvez par exemple faire un article sur toutes les questions ayant trait au financement, un autre sur l’assurance, un encore sur la durée du partenariat, et ainsi de suite. La rigueur et la clarté vont de pair : pour que votre partenaire accomplisse correctement ses obligations, assurez-vous qu’il puisse bien les comprendre.

Une petite liste non-exhaustive de ce que vous pouvez retrouver comme articles au sein d’une convention : « engagements de XXX », « engagements de YYY », « financement de la convention », « versement », « suivi et évaluation », « durée de la convention », « litige »…

LES MODALITÉS DE MODIFICATION DE  LA CONVENTION

Pensez à inclure un article portant sur les conditions de modification de la convention : cela se fait généralement sur demande de l’une des deux parties, la révision donnant lieu à un avenant signé par chacune des parties si les modifications demandées sont acceptées.

L’ANTICIPATION DES LITIGES

Enfin, il vous faudra prévoir le pire : un·e partenaire ne répondant pas à ses obligations. Le plus simple est d’anticiper, en cas d’inexécution ou de violation de l’une des dispositions de la convention, qu’elle puisse être résiliée unilatéralement (c’est-à-dire sur demande de seulement un des partenaires) et de plein droit par l’autre partie. Pour vous garantir une certaine sécurité juridique, vous devrez néanmoins stipuler que cela pourra être possible X jours (généralement 30) après l’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée, avec accusé de réception, qui serait restée sans effet.

Spécifiez également les conditions de résolution des litiges, tout en restant souples : prévoyez que les parties s’efforceront d’abord de parvenir à un règlement à l’amiable par voie de conciliation, dans un délai que vous aurez choisi. Indiquez ensuite que si cela ne marche pas et que le désaccord persiste, le litige sera porté devant le Tribunal administratif du siège social de la structure qui rédige la convention.

LA DURÉE ET LE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION

Un article portera donc sur la durée prévue de la convention et les conditions éventuelles de son renouvellement : vous indiquerez à cet effet si elle est à durée indéterminée ou, le cas échéant, à quelle date elle cessera d’être effective. Précisez si un renouvellement est possible, s’il est automatique ou non, et qui jugera en ce cas de l’opportunité de reconduire la convention. Mentionnez par ailleurs la possibilité de faire réaliser un bilan du partenariat, soit de façon commune par les partenaires, soit par une personne de référence, afin que la décision prise soit objective.

LA CONCLUSION

À la fin de la convention, il est indispensable d’intégrer des articles permettant d’exposer les modalités de cessation de celle-ci.

Concluez par les mentions : « La présente convention comporte X pages » ; « Fait en X exemplaires originaux » ; « A (lieu), le (date) », puis, pour chacune des parties : « Pour la partie X, son président/représentant ».

N’oubliez pas de faire précéder chacune des signatures de la mention manuscrite « Lu et approuvé », afin que le·la partenaire, si il·elle ne remplit ses obligations, ne puisse invoquer comme argument devant un tribunal sa méconnaissance des termes exacts de la convention.

Chacune des parties conservera son exemplaire original précieusement, notamment afin de disposer d’une preuve en cas de discussion entre les partenaires.

Enfin, et pour la même raison, chaque page de la convention devra être numérotée avec mention du nombre total de pages à la fin, afin que nul ne retire ou n’ajoute de page à l’insu de l’autre partie. À la signature, chacune des pages devra être paraphée pour plus de sûreté.

Pour conclure, vous pouvez retrouver un modèle de convention à télécharger en cliquant ici. Mais on vous le rappelle, le contenu de la convention est bien évidemment à adapter en fonction de votre projet, de ses caractéristiques propres et de votre partenaire. À vous de jouer !