Lorsque vous accueillez un⋅e volontaire en Service Civique au sein de votre association, une personne, que l’on nomme « tutrice », est désignée pour l’accompagner tout au long de sa mission. Toutefois, si le·la tuteur·rice reste son interlocuteur·rice privilégié·e, le·la volontaire pourra compter sur différentes personnes ressources au sein de l’association. Vous trouverez dans cette fiche les informations essentielles pour comprendre les enjeux du tutorat. 

La formation au tutorat

Le tuteur ou la tutrice d’une·e volontaire en Service Civique a un rôle important et un objectif précis : s’assurer que la mission de Service Civique se déroule dans les meilleures conditions possibles.

La personne tutrice doit pour cela parfaitement connaître le dispositif Service Civique : du fonctionnement du dispositif au statut de volontaire en passant par les modalités de l’accompagnement du⋅de la volontaire au cours de la mission.

Pour cela, il est souvent nécessaire de se former. L’Agence du Service Civique propose régulièrement des sessions de formation. Chaque tuteur ou tutrice a l’obligation de suivre l’un de ces modules, dans l’idéal avant le début de mission. Ces formations sont gratuites et organisées sur l’ensemble du territoire français. Lorsque votre association accueille des volontaires en Service Civique avec Animafac, nous contactons les tuteur·rices pour les aider à s’inscrire à cette formation obligatoire.

En complément, de nombreuses ressources sont disponibles :

• Sur le site de l’Agence du Service Civique notamment le Guide du tuteur
• Dans la boîte à outils Animafac, qui contient des fiches pratiques sur des aspects spécifiques du Service Civique, par exemple sur l’accompagnement des volontaires dans leur projet d’avenir.

Le coordinateur du Service Civique à Animafac est également à disposition pour aider les tuteur⋅rice⋅s en cas de difficultés :

Julien Baud-Grasset // jbaudgrasset@animafac.net // 01.85.73.38.19

La posture de personne tutrice

Le⋅la tuteur⋅rice est une personne ressource pour le⋅la volontaire ainsi que son interlocuteur⋅rice privilégié⋅e tout au long de sa mission. Cela implique avant tout une grande disponibilité et un sens de l’écoute.

SUIVRE LA MISSION

Dès le début et tout au long de la mission de Service Civique, la personne tutrice veille à ce que soit aménagé un cadre adapté et épanouissant pour le⋅la volontaire, qu’il s’agisse de son emploi du temps ou de son environnement de mission. La personne tutrice doit donc connaître le cadre du Service Civique et les droits des volontaires, pour s’assurer que le⋅la jeune en Service Civique évolue dans un cadre adapté à sa situation (indemnité, congés, temps consacré à l’exercice de la mission, type de tâches confiées, etc.).

CONTRIBUER À LA BONNE INTÉGRATION

Le rôle de tuteur⋅trice ne se limite pas au suivi de la mission. Il est également important de contribuer à la bonne intégration du⋅de la volontaire au sein de l’association, et de s’assurer du respect de son statut de volontaire en Service Civique.

D’une part, le⋅la tuteur⋅rice est garant⋅e du lien entre le·la volontaire, les bénévoles et les salarié⋅e⋅s : il⋅elle doit sensibiliser le⋅la volontaire aux enjeux de l’association d’une part, et informer les membres de l’association des spécificités du Service Civique d’autre part. De plus, la personne tutrice est à l’écoute du⋅de la volontaire pour l’aider à résoudre les difficultés et lui fournir le soutien nécessaire à l’accomplissement de sa mission.

En résumé, le tuteur·rice aura pour mission de créer une bonne relation tuteur⋅rice-volontaire. Pour créer une bonne relation tuteur⋅rice-volontaire, il n’existe pas de méthode type. La façon d’exercer le tutorat dépend de la personnalité de chacun⋅e. Toutefois, voici quelques conseils pour créer une bonne relation tuteur⋅rice / volontaire :

• Conseil n°1 : Établir un lien de collaboration

Il n’y a aucun lien de subordination entre le⋅la volontaire et les autres membres de l’association, y compris avec la personne tutrice. Son rôle est d’établir une relation de confiance et de coopération avec le⋅la volontaire. Le⋅la tuteur⋅rice est garant⋅e du respect de ce lien de collaboration entre la personne en Service Civique et les autres membres de l’association.

• Conseil n°2 : Être sincère avec le⋅la volontaire 

Tout d’abord, pensez à organiser des temps d’échanges réguliers avec le⋅la volontaire. Lors de ces moments, il est important de prendre le temps de lui dire ce qui va et ce qui ne va pas, le premier aspect étant très souvent oublié et le second plus difficile à dire. En veillant à rester honnête, un climat de confiance s’installe et le⋅la volontaire sera plus à même de faire part de son ressenti, pour mieux anticiper ensemble les difficultés.

• Conseil n°3 : Savoir mettre les formes 

En cas de difficulté rencontrée dans la mission du·de la volontaire, il faut veiller à la façon d’aborder le sujet avec lui·elle. S’énerver n’est jamais utile et il est crucial d’éviter de heurter la sensibilité de chacun⋅e. Nous conseillons de préparer en avance ce type d’échanges et de laisser au⋅à la volontaire la possibilité de réagir. Par ailleurs, il est souvent plus facile d’aborder les difficultés sans trainer, car plus plus le temps va passer, plus l’intervention du⋅de la tuteur⋅rice sera compliquée.

• Conseil n°4 : Être rigoureux⋅se avec soi-même 

Il peut arriver que le·la tuteur·rice rencontre une période chargée (en particulier si le tutorat n’est pas sa seule activité). Le·la volontaire peut aussi être en difficulté dans sa mission et aura donc besoin d’un accompagnement renforcé. Dans ces moments-là, il est important de rester disponible et à l’écoute du⋅de la volontaire, pour ne pas casser la relation de confiance établie avec lui⋅elle.

• Conseil n°5 : Savoir délimiter le terrain d’action 

Afin d’éviter tout quiproquo ou malentendu, il est important de bien définir avec le⋅la volontaire les modalités d’échanges avec les autres acteur⋅rice⋅s de l’association et les différent⋅e⋅s partenaires de l’association.

Les outils d'accompagnement

Le Service Civique étant accessible à tou·te·s sans condition d’expérience ou de compétences, le·la volontaire pourra avoir besoin d’aide pour réaliser sa mission, apprendre à gérer son temps et la répartition de ses tâches. Pour cela le⋅la tuteur⋅rice peut mettre à disposition différents outils, à adapter en fonction des besoins de la mission et du·de la volontaire. Ces derniers peuvent aussi faciliter le suivi de la mission dans le cadre du tutorat.

En voici une liste non exhaustive :

• Un livret d’accueil
  

Un guide de quelques pages donné au·à la volontaire à son arrivée, comprenant toutes les informations essentielles afin de faciliter son intégration et une bonne prise en main de la mission : description de l’association, organigramme, rappel du contenu de la mission, contacts utiles, etc.

Lorsque vous accueillez des volontaires depuis plusieurs années, vous pouvez y ajouter les conseils des volontaires précédent·e·s.

• Les différents documents internes

Dans le cas où, en plus de la mission, il y a des règles générales à appliquer et à suivre, n’oubliez pas à leur fournir la documentation nécessaire ou à dédier un temps de formation spécifique (supports de formation, règlement intérieur, guide d’hygiène et de sécurité)

• Une liste des tâches
  

Rien de mieux qu’une “to-do list” pour aider le·la volontaire à organiser sa semaine et ne rien oublier ! Le·la tuteur·rice pourra accompagner le·la volontaire dans l’élaboration de cette liste (surtout en début de mission), lui apprendre à hiérarchiser les priorités, etc.

• Les différents outils numériques de collaboration : 

  • Rétroplanning  : vous pouvez également aider le⋅la volontaire à s’organiser dans sa mission, et l’aider à savoir quoi faire et quand. Plusieurs méthodes existent, par exemple l’élaboration d’un calendrier des tâches/retroplanning. Si le⋅la volontaire ne connaît pas encore l’outil, veillez à bien lui en apprendre le fonctionnement…
  • Calendrier partagé : pour faciliter la collaboration entre le·la volontaire, le·la tuteur·trice, et le reste de l’équipe. Et pour bien noter les temps forts de la mission et du tutorat.
  • Documents collaboratifs : pour faciliter le travail en équipe et le suivi de la mission au quotidien, il existe les documents collaboratifs en ligne (texte, tableur, etc.). Cela permet de travailler à plusieurs en même temps sur un document, et de faire des commentaires.

• Les compte-rendus des entretiens 

Garder une trace écrite des entretiens entre tuteur·trice et volontaire permet de mieux suivre l’avancée de la mission sur la durée, et faire un bilan complet en fin de mission.

• Un carnet de bord pour l’accompagnement au projet d’avenir 

L’accompagnement au projet d’avenir est un élément important dans le cadre du tutorat de Service Civique (voir plus bas). Il peut être nécessaire de garder une trace écrite des échanges avec le·la volontaire, de l’évolution de sa réflexion et des démarches à entreprendre.

Les temps forts du tutorat

L’accompagnement au quotidien peut être adapté en fonction des besoins du·de la volontaire et en fonction de la méthode adoptée par la personne tutrice. En parallèle, le tutorat comporte certains éléments obligatoires qui représentent de réels temps forts dans l’accompagnement du·de la volontaire.

LA PREMIÈRE SEMAINE

Le début de la mission est un moment fondamental pour la réussite de la mission de Service Civique. La personne tutrice a un rôle important à jouer pour préparer au mieux l’arrivée du·de la volontaire et l’aider à se sentir à l’aise. La première semaine est également un moment privilégié pour fixer un cadre clair et sain avec le·la volontaire : comment fonctionnera le tutorat, en quoi consiste la mission, qu’est-ce que le statut de volontaire en Service Civique, etc. Pour vous aider à gérer cette période charnière, retrouvez dans la boîte à outils d’Animafac une fiche pratique pour bien accueillir un·e volontaire en Service Civique.

LE(S) POINT(S) HEBDOMADAIRE(S)

Chaque semaine, au moins une réunion individuelle est organisée entre le·la tuteur·rice et le·la volontaire, dans la mesure du possible en présentiel. Ce temps d’échanges est un moment privilégié et indispensable pour un accompagnement de qualité. Il permet d’aborder plusieurs points :

• le suivi de la mission (débrief de la semaine écoulée, projection vers la semaine à venir, réajustement de la mission si besoin)
• les envies et les besoins du·de la volontaire, son intégration au sein de l’association, son ressenti par rapport au tutorat (besoin de plus d’autonomie, besoin d’un cadre plus strict, etc.)

Nous conseillons d’établir des compte-rendus écrits de ces points hebdomadaires, afin de faciliter l’accompagnement sur la durée.

Le point hebdomadaire est donc l’occasion de réajuster la mission (en accord avec le bureau de l’association) en cas de difficultés ou pour laisser plus de place à la prise d’initiative si le·la volontaire le souhaite. La possibilité de prendre des initiatives est un aspect important du Service Civique, le rôle de tuteur·trice est de permettre cela tout en s’assurant que le·la volontaire ne se retrouve pas en position de responsabilité en étant seul·e en charge d’un projet.

L’ACCOMPAGNEMENT AU PROJET D’AVENIR

Il ne s’agit pas ici de jouer un rôle de conseiller·ère d’orientation, mais plutôt d’aider le·la volontaire à profiter de son engagement de Service Civique pour prendre le temps de réfléchir à l’après Service Civique. Le·la tuteur·rice doit être disponible et prendre les devants pour amorcer une réflexion avec le·la volontaire, et l’aider à s’orienter vers les bonnes personnes/structures. L’accompagnement au projet d’avenir fait partie intégrante du Service Civique, et compte sur le temps consacré à la mission. Retrouvez dans la boîte à outils d’Animafac une fiche pratique pour accompagner un·e volontaire dans son projet d’avenir.

LA FORMATION CIVIQUE ET CITOYENNE

Dans le cadre du Service Civique, les volontaires ont l’obligation de suivre 3 journées de formation civique et citoyenne. Celle-ci se compose d’un volet “pratique” et d’un volet “théorique” :

• Volet “pratique” : le PSC1

Les volontaires ont l’obligation de suivre la formation aux premiers secours “Prévention et Secours Civiques de niveau 1 – PSC1” au cours de leur mission. Pour cela, le·la tuteur·rice et le·la volontaire doivent entreprendre les démarches pour s’inscrire à une session de formation dans la ville et à une date qui convienne. Il existe plusieurs structures agréées proposant des formations PSC1 dans toute la France. Votre association paie la formation, puis Animafac rembourse jusqu’à 60€ (le prix maximal conseillé pour le PSC1).

Au début de la mission, le·la tuteur·rice sera informé·e par Animafac des modalités d’inscription au PSC1.

• Volet “théorique” : rencontre entre volontaires

Ce deuxième volet de la formation civique et citoyenne est organisé par Animafac, généralement pendant les premiers mois de missions. Il s’agit de deux journées rassemblant une vingtaine de volontaires du réseau, organisées à Paris ou dans une ville en région. Animafac rembourse les frais de déplacement et peut prendre en charge l’hébergement si besoin.

La première journée porte sur le Service Civique, avec une présentation des droits des volontaires et un partage d’expériences. La seconde journée porte sur une thématique précise, c’est l’occasion pour les volontaires d’échanger et de réfléchir sur des enjeux de société à travers différentes activités (visites, ateliers, débats, etc.).

Le·la tuteur·trice n’a aucune démarche particulière à entreprendre concernant cette partie de la formation civique et citoyenne. Toutefois, son rôle reste important pour sensibiliser le·la volontaire à l’importance de cette formation, et s’assurer qu’il·elle répond bien à la convocation d’Animafac.

LE BILAN DE FIN DE MISSION

Obligatoire, ce bilan est accessible via la plateforme Animafac dédiée au Service Civique, et doit nous être transmis à la fin de la mission. Il doit être rempli conjointement par le·la tuteur·trice et le·la volontaire. C’est l’occasion de revenir sur l’ensemble de la mission et de prendre du recul sur l’expérience vécue.

Au-delà du document à remplir, le moment du bilan est un exercice très utile pour tout le monde :

• pour le·la volontaire : permet de faire un compte-rendu de son engagement et identifier les compétences développées pour mieux valoriser son Service Civique par la suite
• pour le·la tuteur·trice : permet d’améliorer son accompagnement d’une mission à l’autre
• pour l’association : permet de continuer à améliorer la mission pour les futur·e·s volontaires

La valorisation de son expérience de tutorat

L’accompagnement d’un·e volontaire pendant sa mission de Service Civique représente un réel investissement en temps et en énergie. C’est une expérience très enrichissante, au cours de laquelle la personne tutrice va développer de nombreuses compétences, qu’il ne faut pas hésiter à valoriser sur le plan professionnel.