Dès lors que vous organisez un événement, quelle que soit son ampleur, votre association se doit d’assurer la sécurité de toutes les personnes qui y participeront. Lourde tâche… Mais pas insurmontable. Voici quelques éléments qui vous permettront d’y voir plus clair.

Structure organisatrice = responsable

Tout est dans le titre : en tant qu’organisateur·ce d’un événement, vous êtes responsable de la sécurité des personnes qui y participeront. Il vous appartient donc de mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour respecter et faire respecter les règles en vigueur. 

Concrètement, il s’agit de respecter les obligations légales (règles de sécurité, d’hygiène, respect de l’heure de fermeture, de la capacité légale d’accueil, des règles de surveillance, limitation éventuelle du nombre d’entrées, etc.).

Être responsable, c’est également s’assurer que tout a été mis en œuvre pour limiter au maximum les risques.

Si on envisage le pire, la responsabilité civile et pénale de l’organisateur·rice peut être mise en cause en cas de problème : une personne qui se blesse, un incendie…

Il est donc indispensable de se prémunir de cela et de connaître les différentes obligations qui vous incombent. Vous pourrez avoir pensé à (presque) tout, vous ne serez jamais totalement à l’abri d’un grave imprévu. 

Ces responsabilités pèsent d’autant plus sur les dirigeant·e·s d’association, qu’iels en sont les représentant·e·s légaux·les . Pour en savoir plus sur cette question, consultez la fiche pratique « Les responsabilités d’un·e dirigeant·e d’association »

L’assurance

Souscrire une assurance n’est pas une tâche à prendre à la légère, dans certains cas cela conditionne même la survie de votre association.

Selon les événements que vous organisez, il se peut que vous deviez prendre une assurance complémentaire, en fonction du nombre de personnes attendues, du type d’évènement (hors les murs, artistiques), et de façon générale de chaque caractéristique de votre projet.

Une assurance doit être considérée comme un costume sur mesure pour votre évènement. L’ampleur de celui-ci est une donnée importante, mais pas la seule. Il est tout aussi primordial de vous assurer si vous organisez un débat rassemblant trente personnes que si vous gérez un festival de dix mille personnes.

Il y a globalement deux dimensions importantes à prendre en compte pour l’assurance de votre événement : la dimension humaine et la dimension matérielle. 

Vous devrez donc d’une part, faire attention à ce que votre assurance couvre bien toutes les personnes impliquées le jour J : le public bien sûr, votre équipe, les services de sécurité et de secours s’il y en a, ou encore les intervenant·e·s (artistes ou autres). 

D’autre part, pensez à couvrir également le lieu occupé (et à vérifier qu’il possède bien sa propre assurance), le matériel et pourquoi pas, le risque d’intoxication alimentaire si vous proposez de la nourriture !

Concrètement, l’assurance permettra une prise en charge des dommages et intérêts que vous devrez aux personnes lésées en cas d’incident lors de vos évènements. 

Pour en savoir plus, consultez la fiche pratique « Associations et assurance ».

La question du lieu

LA CLASSIFICATION LIÉE AUX ÉTABLISSEMENTS RECEVANT DU PUBLIC (ERP)

Les établissements recevant du public (ERP) sont définis par le Code de la construction et de l’habitation (CCH) comme : « tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non ». D’un point de vue réglementaire, il est généralement admis qu’un ERP existe dès lors que le seuil de la 20ème personne est atteint, si on ne se trouve pas dans le cas d’une déambulation extérieure.

Les ERP sont classés par type et par catégorie. Trois grands types peuvent être retenus : 

• les établissements spéciaux de plein air (PA) 
• les chapiteaux, tentes et structures (CTS) 
• les salles de conférence, de réunion, de spectacle ou à usage multiple (L). 

Quant aux catégories, elles sont au nombre de cinq et sont définies en fonction du seuil maximal de personnes pouvant être accueillies.

• 1ère catégorie : au-dessus de 1500 personnes ;
• 2ème catégorie : de 701 à 1500 personnes ;
• 3ème catégorie : de 301 à 700 personnes ;
• 4ème catégorie : 300 personnes et en dessous, à l’exception des établissements compris dans la 5ème catégorie.
• 5ème catégorie : pour un ERP de type L, et une exploitation en tant que salle de spectacles, l’établissement est de 5ème catégorie en dessous du seuil de 50 personnes, ou 20 personnes pour un sous-sol ; pour un ERP de type PA, l’établissement est de 5e catégorie en dessous du seuil de 300 personnes.

LA RÉGLEMENTATION DE SÉCURITÉ LIÉE AUX E.R.P EN INTÉRIEUR 

Dès lors que vous organisez une manifestation en intérieur, vous vous trouvez vraisemblablement dans le cas d’un ERP. La réglementation qui s’applique alors en matière de sécurité relève de deux documents centraux : 

• le Code de la construction et de l’habitation
• le Règlement de sécurité.

Pas besoin de les connaître sur le bout des doigts, car c’est au·à la propriétaire du lieu qu’il revient de respecter les règles en vigueur, mais vous devez au moins être en mesure de savoir où trouver des éléments d’information sur ces obligations.  Dans tous les cas, pensez à les demander lors des rendez-vous de préparation pour être sûr·e de pourvoir les consulter en cas de besoin.

LA RÉGLEMENTATION DE SÉCURITÉ LIÉE AUX E.R.P. EN EXTÉRIEUR

Dès lors que votre manifestation est « fixe » et délimitée par une enceinte, vous vous trouvez vraisemblablement dans le cas d’un ERP, et donc dans la même configuration que précédemment. 

En revanche, dans le cas d’une déambulation (autrement dit manifestations artistiques ou non,  parades etc), il n’y a généralement pas d’ERP caractérisé et donc aucune réglementation obligatoire. Cela ne signifie pas que vous ne deviez rien mettre en place pour assurer la sécurité de votre public, bien au contraire ! Les mêmes règles de base devront être appliquées. 

Sécurité électrique et prévention incendie

ASSURER LA SÉCURITÉ DES INSTALLATIONS ÉLECTRIQUES

Dès lors que votre événement comporte la mise en place d’une installation électrique, vous serez de fait confronté·e·s à plusieurs risques, allant du déclenchement d’un incendie à l’électrisation ou l’électrocution d’une personne. On évoque ici le pire, mais garantir la sécurité de son événement, c’est justement envisager les hypothèses les plus graves afin de s’armer au mieux.

Si vous êtes dans le cas d’une installation provisoire, celle-ci doit normalement être vérifiée et avalisée par un organisme de contrôle agréé. Dans le cas d’une installation permanente, le contrôle est censé être fait chaque année par le propriétaire du lieu.

SE PRÉMUNIR CONTRE LES RISQUES D’INCENDIE

La prévention incendie est une chose que vous devez avoir à l’esprit à toutes les étapes du déroulement de votre événement, en pensant notamment aux matériaux présents et à leur risque de réaction au feu. Si vous êtes dans le cas d’un ERP, le Code de la construction et de l’habitation impose la présence d’extincteurs dans les locaux, voire celle d’un service de sécurité incendie. Pensez donc simplement à vérifier cela avec le propriétaire du lieu.

Et si vous prévoyez d’utiliser des feux d’artifices ou de monter des animations impliquant des flammes, le lieu de votre manifestation devra faire l’objet d’une visite obligatoire de la commission de sécurité si vous êtes dans le cas d’un ERP de type CTS. Et vous devrez bien entendu redoubler de vigilance !

L’accessibilité

La manière avec laquelle les déplacements et les accès sont pensés sur le lieu d’un événement est primordiale : chaque axe de passage est un lieu de problèmes potentiels, il faut donc considérer très sérieusement tous les accès, s’assurer de la présence des sorties de secours (ainsi que du bon fonctionnement des portes), des rampes d’accès et du dimensionnement correct des passages (du bon nombre d’unités de passage).

L’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite est également à prendre en compte. Si la loi implique que les ERP mettent en place des dispositifs, pensez-y également dans le cas d’une occupation d’un lieu de manière temporaire. Les informations comme la présence d’ascenseurs, l’accessibilité des fauteuils aux personnes en fauteuil ou encore la largeur des portes, la présence d’un frigo et de toilettes accessibles doivent être données sur la communication de l’événement.

Les différent·e·s acteur·rice·s de la sécurité d’un événement

L’ÉQUIPE DE SECOURS

En cas de rassemblement de plus de 1500 personnes, vous devez obligatoirement prévoir la mise en place d’un dispositif prévisionnel de secours (DPS), avec un poste de secours assuré par une association agréée sécurité civile (Croix-Rouge ou Protection civile par exemple). Vous trouverez généralement la liste de ces associations sur le site de la Préfecture de votre département.

Dans le cas d’un événement rassemblant moins de 1500 personnes, rien ne vous empêche d’anticiper également un tel dispositif. En revanche, si vous faites le choix de ne pas avoir d’équipe de secours en tant que tel, le minimum est d’avoir identifié parmi vos bénévoles celles et ceux qui ont suivi une formation premiers secours (et s’en rappellent encore !) pour qu’il·elle·s puissent agir en cas de problème le jour J. N’oubliez pas de préparer également la liste des contacts à prévenir en cas d’incident.

L’ÉQUIPE DE SÉCURITÉ ET LA GESTION DE CONFLITS

La mise en place du plan vigipirate peut impliquer de prendre un certain nombre de dispositions en termes de sécurité lors de l’organisation de votre événement. Pour les connaître, vous pouvez vous renseigner auprès de la préfecture de police de votre territoire ou de la mairie. Pensez à anticiper ce point car cela peut représenter une partie du budget de votre événement. Certaines universités rendent également ces dispositifs obligatoires.

La gestion de conflits est un élément clé de la bonne tenue de votre évènement. Votre manière de gérer cet aspect doit découler principalement du type d’évènement mis en place et du nombre de personnes attendues. Si vous programmez un débat ou une conférence, il est évident que prévoir des vigiles n’est pas forcément utile… Par contre, dans le cas où vous travaillez à l’organisation d’un concert, d’un festival ou si votre débat risque d’être (très) polémique, il peut être bienvenu de mobiliser une équipe dédiée à la sécurité du public. Celle-ci sera chargée de prévenir tout débordement, en essayant de désamorcer en amont les conflits avant que ça ne dégénère et, dans le pire des cas, de gérer ces conflits afin d’éviter qu’ils s’enveniment.

Deux choix s’offrent à vous : soit vous engagez des professionnel·le·s, soit vous confiez cette mission à une partie de vos bénévoles. Quel que soit le choix que vous faites, sachez que chaque option a ses avantages et ses inconvénients.

Si vous employez des professionnel·le·s, vous êtes assuré·e·s qu’ils feront leur boulot, et qu’iels géreront donc les conflits pour les empêcher de faire déraper l’évènement. Cette option a par ailleurs un coût, qui augmentera en fonction du nombre de personnes attendues lors de l’événement. En effet, plus il y aura de monde, plus l’équipe chargée d’assurer la sécurité devra être fournie.

Si vous faites appel à des bénévoles de votre entourage : assurez-vous que ces personnes aient l’habitude de ce genre de situation ou préparez-les à celle-ci. Elles seront inclues à la foule et perçues bien plus positivement que les équipes de sécurité habituelles. Côté médiation, des bénévoles devraient par ailleurs être plus enclin·e·s à chercher le dialogue avant la résolution par la force par rapport à des vigiles. En revanche, en cas de bagarre par exemple, cela peut les mettre en danger plus facilement qu’une équipe professionnelle habituée à des excès de violence.

L’ÉQUIPE D’ORGANISATION

Elle a aussi un rôle à jouer en tant que « maîtresse de cérémonie » de l’évènement. Répartition des tâches, conduite à tenir en cas de problème, brief des équipes… Autant d’éléments indispensables qu’il vous faudra leur communiquer. 

Il est de votre responsabilité d’avoir une vision d’ensemble de l’évènement et ainsi de tous les facteurs qui pourraient mettre en péril la sécurité des personnes, d’une part afin d’anticiper et prévoir ; d’autre part afin de permettre à chacun·e d’être réactif·ve le jour J et d’adopter la conduite adéquate.

Il est conseillé d’avoir une trousse de secours à disposition en cas d’accident mineur du type blessure ou entorse. Rappelez-vous qu’il ne faut jamais donner des médicaments en cas d’accident, toute ingestion d’eau, nourriture ou médicament retarde une potentielle opération.

Enfin, n’hésitez pas à vous rapprocher des organismes compétents si vous avez un doute sur la sécurité. Il est évident que vous ne pouvez pas tout maîtriser, alors autant vous appuyer sur celleux qui en ont les compétences et l’expertise nécessaire pour vous conseiller. Une fois la sécurité de votre évènement anticipée et organisée, les chances de le réussir augmenteront.