Si vos bénévoles étudient dans des campus différents, voire des villes différentes, il peut parfois être difficile de se retrouver pour une réunion physique. Pourtant, il est vraiment important d’animer votre association pour éviter qu’elle ne s’essoufle. Heureusement, vous avez toujours la possibilité de vous réunir à distance grâce à internet ! Mais comment faire pour que la réunion menée à distance se déroule sans accrocs techniques ou sans que la moitié de vos participant·e·s décrochent au bout de quelques minutes ? On vous donne des pistes pour vous aider à rendre votre réunion en ligne la plus fluide possible.

Choisir un logiciel

Pour animer votre réunion en ligne, il vous faudra tout d’abord choisir le logiciel grâce auquel vous souhaitez vous réunir. Il existe plusieurs logiciels de visioconférences gratuits, avec parfois des options payantes. En voici quelques-uns que vous pouvez tester pour ensuite décider celui qui vous convient le mieux. 

FRAMATALK

Framatalk est un outil de visioconférence libre qui fonctionne directement dans votre navigateur internet. Il n’y a rien à installer sur votre ordinateur, ni de compte à créer, il suffit de créer une discussion sur le site puis de partager le lien URL avec les personnes que vous souhaitez inviter.
Attention cependant, les performances peuvent rapidement se dégrader s’il y a beaucoup de personnes dans la même conversation. Son avantage : étant un outil libre, vous ne risquez pas la diffusion non-autorisée de vos données personnelles. 

JITSI MEET

Jitsi Meet est un outil de visiconférence libre qui fonctionne directement dans votre navigateur. Il n’y a rien à installer et aucun compte à créer, il suffit de créer une discussion sur le site puis de partager son adresse avec les personnes que vous souhaitez inviter pour votre réunion.

ZOOM

Zoom est un autre logiciel de visioconférence qui fonctionne sur un smartphone, un ordinateur ou une tablette. Vous pouvez vous connecter à plusieurs de manière très performante. Il vous permet de partager vos écrans, d’interchanger d’animateur·rice facilement. Il y a la possibilité de « lever la main » pour demander la parole. Il existe un service non payant, et des options payantes qui permettent d’améliorer la qualité de vos réunions. Il demande l’installation d’un logiciel sur l’ordinateur.

SKYPE

Skype est un logiciel permettant de passer des appels audio et vidéo ainsi que de partager son écran. Le service de base est gratuit mais il existe également des options payantes, notamment les appels vers une ligne téléphonique classique. Le principal inconvénient vient du fait qu’il faut obligatoirement se créer un compte et installer le logiciel sur son ordinateur ou son smartphone.

Préparer la réunion en ligne

Voici quelques points à bien préparer avant la réunion pour que la réunion soit la plus efficace et participative le jour J.

Voici quelques points à bien préparer avant la réunion pour que celle-ci soit la plus efficace possible. Le but est de la rendre plus participative et interactive le jour J afin de faire émerger l’intelligence collective. Ce concept incite à la mise en commun et le partage de toutes les compétences des membres d’un groupe, pour créer quelque chose de nouveau grâce à la synergie de groupe. Pour parvenir à cela, des techniques d’animation sont également à penser lors de vos réunions en visioconférence. Vous pouvez trouver des exemples dans cette vidéo intitulée « Favoriser l’intelligence collective ».

PRÉPARER L’ORDRE DU JOUR

Il est important de bien préparer son ordre du jour, c’est-à-dire la liste ordonnée des points et sujets que vous allez aborder au cours de cette réunion, afin que le déroulement de la réunion soit le plus fluide possible. Pensez aussi à définir une durée limitée par point abordé, pour éviter que les participant·e·s ne décrochent et se déconcentrent. Il faut bien veiller à ce que la réunion ne soit pas trop longue. Évitez un ordre du jour interminable. Pour décider des points à l’ordre du jour, réfléchissez aux points qui doivent être discutés et réellement approfondis en réunion et ceux qui peuvent être résolus par échange de mails ou grâce à vos différentes plateformes de discussion instantanée. 

Une fois l’ordre du jour établi, assurez-vous également que tous·te·s les participant·e·s prennent connaissance des éléments qui sont à l’ordre du jour, afin d’éviter de perdre du temps à réexpliquer chaque point. Pour cela, n’hésitez pas à leur envoyer l’ordre du jour une semaine à l’avance, et à leur rappeler d’en prendre connaissance avant ladite réunion et de poser leurs questions en amont si ils ou elles en ont.

TESTER LE LOGICIEL CHOISI

Afin d’éviter de perdre du temps avec des problèmes techniques en début de réunion, il est important que tout le monde prenne un peu de temps pour tester le logiciel choisi et vérifier que son micro et éventuellement sa caméra fonctionnent correctement. Prenez le temps de former vos utilisateur·rice·s, notamment aux subtilités du logiciel (chat, levage de main, coupure du micro ou de la caméra) mais aussi au fonctionnement global de l’outil si besoin. Vous pouvez également envoyer un mail récapitulatif avec les informations de connexion et les tests à réaliser dans le mail de rappel de la réunion. Il faut aussi s’assurer que chaque participant·e ait une connexion internet assez performante pour ne pas être déconnecté·e toutes les 5 minutes. Si ce n’est pas le cas des solutions existent comme l’acquisition d’une clé 4G par exemple.

ENVOYER LES DOCUMENTS

Si vous avez besoin d’étudier des documents pendant la réunion, il est conseillé de les envoyer aux participant·e·s à l’avance. Cela permet à chacun·e d’avoir déjà tout en tête et de ne pas perdre du temps à les lire pendant la réunion. Cependant si pendant la discussion vous avez besoin de pointer quelque chose en particulier dans un document pour appuyer votre propos, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de partage d’écran de votre logiciel de visioconférence. 

Pensez aussi à déconnecter vos réseaux sociaux pour ne pas voir votre vie privée affichée pendant la réunion.

Animer la réunion en ligne

Pendant la réunion, il est également important de veiller à son bon déroulement. La solution la plus fréquente est la désignation d’une personne en charge de l’animation et de la modération de la réunion. Cette dernière aura pour mission de veiller au suivi de l’ordre du jour et à vérifier le temps consacré à chaque sujet. Essayez d’équilibrer le temps consacré à chaque point, et ne pas trop laisser un sujet déborder au risque de voir un autre sujet éclipsé. 

DISTRIBUER LA PAROLE

À distance, il n’est pas toujours facile de voir qui souhaite s’exprimer ou de savoir si on peut intervenir sans couper la parole à quelqu’un·e. Si vous êtes nombreux·ses vous pouvez demander aux participant·e·s de signaler par écrit s’il·elle·s souhaitent s’exprimer et ainsi l’animateur·rice pourra leur donner la parole. Il est également possible d’organiser des tours de parole à la fin de chaque point de l’ordre du jour afin que chacun·e puisse donner son avis.

ACTIVER OU NON LA VIDÉO

Cela peut être plus convivial de voir le visage de vos interlocuteur·rice·s pendant les discussions mais la vidéo utilise plus de bande passante que l’audio, pensez donc à la désactiver si vous rencontrez des problèmes de connexion. Rappelez-vous aussi que tout le monde n’a pas une webcam et qu’avoir l’image de certaines personnes et pas d’autres peut créer un sentiment de déséquilibre dans la discussion. Si vous n’utilisez pas la vidéo et que les participant·e·s ne se connaissent pas tou·te·s, il peut être bien de demander à chaque personne de rappeler son nom avant de parler.

PRENDRE DES NOTES

Comme dans toute réunion, il est important de prendre des notes afin d’avoir des traces de ce qui a été dit et décidé. Dans le cas d’une réunion à distance, vous pouvez profiter du fait que chaque participant·e possède un ordinateur afin de prendre des notes de manière collaborative. Vous pouvez pour cela utiliser un logiciel comme Framapad (logiciel libre) ou encore Google Drive (souvent plus connu et mieux maîtrisé) afin que chacun·e puisse taper ses notes en temps réel. Cela permettra aux participant·e·s d’être plus impliqué·e·s et surtout cela évitera d’oublier des informations importantes. Toutefois, cela ne vous dispense pas non plus de repasser sur le document par la suite pour le mettre au propre et ensuite envoyer un compte-rendu formalisé de la réunion.

Conclure la réunion en ligne

À la fin de la réunion il  est important de laisser un temps pour les questions qui ont trait à l’ordre du jour ou pour les questions libres qui auraient surgi en lien avec les points abordés pendant la réunion. De plus, il peut être intéressant de se mettre d’accord sur une prochaine réunion et éventuellement sur des dates possibles pour assurer une continuité du travail réalisé. Si vous vous êtes mis·es d’accord pour vous répartir du travail durant cette réunion, pensez à le rappeler et à donner des dates de rendus (qui fait quoi, avec qui, et pour quand ?). 

Enfin, désignez la personne qui mettra éventuellement au propre les prises de notes/fera un compte-rendu et qui sera chargée de les communiquer aux personnes à qui il pourrait être utile de les lire, par exemple des personnes qui ont été absentes à cette réunion.

Finalement, animer une réunion, qu’elle soit physique ou en ligne, doit être le moment où vous impulsez de l’envie et de la motivation pour vos projets et maintenir un rythme est une clé de réussite. Vous savez maintenant tout sur comment animer une réunion en ligne. À vous de jouer !