Une association vit mieux si elle est composée de plusieurs membres partageant un projet collectif. Si la loi 1901 permet toutes les fantaisies (rien n’oblige par exemple à être démocratique), avoir l’esprit associatif, c’est précisément faciliter l’appropriation collective d’une stratégie, vouloir agir ensemble et démocratiquement. Savoir animer une association, c’est d’abord savoir s’adapter à chaque situation, chaque projet, chaque personnalité. C’est aussi parvenir à améliorer sa communication interne. Mais aucune règle stricte ne peut être valable. Il est juste possible de définir quelques points de repères et d’effectuer ainsi quelques propositions méthodologiques sur lesquelles s’appuyer. 

Animer une association : définition

Risquons une définition : animer une équipe au sein d’une association, c’est savoir tirer la plus grande efficacité de la volonté d’engagement et des compétences de ses membres. Les titres et les responsabilités ne signifient pas grand-chose sans prise en compte de la personnalité de ceux·celles qui les portent. Parmi deux excellent·e·s trésorier·è·s qui se succèdent, l’un·e pourra être très tourné·e vers la recherche de financements, tandis que l’autre fera un travail précis sur la comptabilité de l’association et sur l’explication de la situation aux autres membres. Animer une équipe, c’est respecter ce que chacun·e peut apporter au collectif, en faisant preuve de lucidité.

Se rassembler autour d’un objet commun

La raison d’être d’une association, c’est son objet. C’est autour de ce dernier que se réunissent les individus qui la font vivre et que se bâtit la stratégie de l’association. La construction et la consolidation d’une équipe se basent donc tout d’abord sur le partage de cette stratégie : il est indispensable qu’elle soit acceptée et comprise par tous.

Chacun·e doit pouvoir comprendre les tenants et les aboutissants du projet global définis par l’association, il vous faudra prendre le temps d’une remise à niveau pour les novices. En effet, si la petite équipe qui a créé l’association connaît les coulisses de sa naissance, ce qui a motivé sa création, la plupart des nouvelles recrues ignorent peut-être tout de cet historique. Nul besoin d’un cours magistral pour présenter le contexte, les objectifs et les perspectives de l’association : choisissez plutôt un cadre convivial et prévoyez d’animer ce temps de briefing de façon attractive et interactive. La parole sera bien évidemment portée par un·e des membres actif·ve·s et/ou les fondateur·rice·s du groupe, voire par plusieurs d’entre elles, suivant l’option d’animation que vous aurez choisie.

Ne perdez jamais votre objectif de vue : chacun·e doit pouvoir repartir avec une bonne compréhension de l’association, et ainsi de sa culture. N’oubliez pas qu’à partir de ce terreau commun, de nouveaux projets et de nouvelles perspectives pourront germer plus facilement. À grand renfort de documents, d’illustrations et d’exemples concrets, présentez succinctement votre association et les projets que vous avez en tête. N’oubliez pas de laisser une large part à l’interactivité pour que chacun·e puisse exprimer ses interrogations et faire part de ses idées.

Réussir ses réunions

Si une animation d’équipe est un tout qui, pour être réussi, prend en compte chaque instant ou presque de la vie du groupe, une attention particulière doit être apportée à la tenue des réunions.

QUELQUES CONSEILS GÉNÉRAUX

• • évaluer vos besoins : quel est le sujet de la réunion, est-il pertinent et intéressant pour les personnes convoquées ? Quel·le·s sont les participant·e·s et combien sont-il·elles ? Quels sont les objectifs de la réunion ? ;
  • fixer l’ordre du jour : déterminer les points et sujets qui seront abordés, pendant combien de temps ; le transmettre ainsi que les documents nécessaires aux personnes intéressées ;
  • assurer la logistique : fixer la date (au moins 15 jours à l’avance), la durée de la réunion, convoquer les participant·e·s, réserver le lieu (vérifier la connexion internet) ;
  • animer la réunion : désigner une personne animatrice qui répartit la parole, la ou les personnes qui prennent les notes ou décider si la prise de note sera collaborative
  • assurer une régularité : penser à fixer une périodicité de réunions et à définir la date (approximative) de votre prochaine réunion 

Si vos membres et bénévoles sont dispersé·e·s et que vous devez faire des réunions à distance, vous trouverez dans la fiche pratique « Animer une réunion en ligne » de nombreux conseils ainsi qu’une présentation d’outils spécifiques.

EN AMONT DES RÉUNIONS : ANNONCER LA COULEUR

Pour commencer, ne négligez pas d’énoncer dès le début leur périodicité : va-t-on se réunir toutes les semaines ? Tous les premiers lundis du mois ? L’idéal, pour assurer un maximum de présence, est d’en décider collectivement. Le fait de poser ce cadre permettra à chacun·e d’avoir en tête les responsabilités auxquelles il·elle devra faire face, et ce dans la durée. 

Vos réunions doivent avoir un objet et un ordre du jour. La réunion peut avoir plusieurs buts. Sachez les déterminer clairement. Ils doivent être : clairs, précis, concrets, réalisables et connus de l’ensemble des participant·e·s. Cela permet une véritable collaboration et favorise le partage des idées. Déterminez précisément les sujets à aborder et découpez la réunion en fonction de ces derniers. Dans la mesure du possible, déterminez le temps accordé à chaque point.

Il est également préférable de savoir à l’avance qui va participer. Il faut déterminer qui est concerné·e par cette réunion et qui sera l’animateur·rice. S’il est bien sûr souhaitable de disposer des documents nécessaires à l’avance, il devient vite fastidieux et dommageable de se focaliser sur les impondérables logistiques, tandis que la qualité de l’animation peut tout rattraper.

PENDANT LA RÉUNION : METTRE DU RYTHME

Au début de la réunion, commencez par le commencement : faites un tour de table afin que chaque intervenant·e et participant·e se présente brièvement. Cela permettra aux nouvelles personnes et aux personnes extérieures de situer la fonction de chacun·e.

Choisissez ensuite qui sera responsable de la prise de notes, nécessaire à la rédaction du futur compte-rendu, ou si la prise de note sera collaborative. Pour en savoir plus sur les outils web pour travailler en équipe, cliquez-ici.

Si cette réunion succède à une réunion récente, vous pouvez rappeler les points importants évoqués et votés pour remettre dans le bain les participant·e·s. Puis, cadrer la réunion en rappelant l’ordre du jour : 

• les différents sujets qui composent l’ordre du jour
• les personnes qui interviendront
• le temps prévu pour chaque point
• les engagements et les tâches assignées à chacun·e
• la rédaction d’un compte rendu qui sera transmis aux participant·e·s

L’animateur·rice doit ainsi s’être fixé·e des objectifs précis, même s’il·elle laissera le collectif prendre des décisions librement. Les réunions doivent être claires et bien menées, pour cela penser aux outils de présentation qui permettront à chacun·e de suivre facilement (powerpoint, vidéoprojecteur etc.). L’animateur·rice doit aussi veiller au bon déroulement de la réunion, gérer les prises de paroles, faire progresser le groupe vers l’objectif fixé. Il devra donc communiquer, en fonction de la dynamique du groupe : adapter son style d’animation au but de la réunion : elle présente un caractère informatif ? Adoptez un ton ferme qui fera redescendre l’information. Il s’agit plutôt de recueillir des informations ? Préférez un style participatif qui incite à la prise de parole, pour faire remonter les informations. Il vous faudra entre autres gérer les relations dans le groupe, être attentif·ve à l’intérêt (ou la perte d’intérêt) des participant·e, reformuler si nécessaire et établir des synthèses.

Aussi, comme un moment efficace demande beaucoup de concentration de la part de chacun·e, mieux vaut ne pas s’éterniser. Autant segmenter le temps, laisser souffler. Le plus souvent, deux heures de réunion épuisent les capacités des participant·e·s.

Et pour finir, dans le cas de journées de réunion, n’hésitez pas à utiliser plusieurs formats, plusieurs types de discussions. On commence en séance plénière, mais au bout de deux heures, on passe en petits ateliers plus souples, sur des sujets très libres, voire en commissions, plus organisées mais aux préoccupations très ciblées. Cela demande, à chaque fois, d’avoir anticipé les questions et difficultés : à quoi sert la réunion, quels sont ses objectifs, qui y participe, quel rythme est adapté à la fois aux enjeux et aux participant·e·s ?

APRÈS LA RÉUNION : RENDRE COMPTE

Pour que la réunion soit utile, un compte-rendu est indispensable. En effet, une synthèse écrite permet d’optimiser chaque réunion. Si personne n’a le temps d’être exhaustif·ve dans sa rédaction (est-ce d’ailleurs toujours utile ?), il faut néanmoins publier systématiquement les principales décisions prises lors de ces moments privilégiés. Cela permet notamment de s’assurer que tout le monde a compris la même chose et d’informer les personnes absentes des décisions prises.

Dans le compte-rendu, apparaissent généralement les mentions suivantes : 

• l’objet et la date de la réunion ;
• les participant·e·s et leurs fonctions ;
• l’ordre du jour et le résumé de chaque point ;
• le relevé de décisions.

Enfin, n’oubliez pas de diffuser les documents d’informations dont le compte-rendu, modifiable et rectifiable par tou·te·s pendant 5 à 7 jours. Vous pourrez ensuite diffuser une version définitive à l’ensemble de l’équipe.

Organiser le travail

Parlons maintenant de projets. Une initiative se conçoit dans le temps, il importe donc d’établir, au point de départ, un calendrier et un organigramme des responsabilités afin de vérifier la faisabilité d’un projet. Il faut vous organiser de la manière la plus complète et la plus pédagogue possible. Complet, parce que c’est avec une vision d’ensemble des difficultés que l’on peut s’organiser réellement, mais aussi parce qu’animer une équipe, c’est tâcher d’accroître les compétences et le sens des responsabilités de ses collaborateur·rice·s. Il ne faut pas oublier de toujours questionner leur niveau d’exigence et d’ambition, et limiter ainsi le risque de les voir s’ennuyer et se désengager peu à peu des projets.

Pédagogue, parce que tous les caractères sont dans la nature : il y a des personnes « inquiètes », qu’il ne faut pas angoisser outre mesure, des personnes « distraites » qui se dispersent dès qu’elles le peuvent, « des fortes têtes », qui gèrent mal le dialogue… Heureusement pour vous, cette diversité fait la richesse de votre association, mais elle implique un travail de composition entre les différentes personnalités et attentes de chacun·e.

ANIMER SON ÉQUIPE

Apprenez à animer votre équipe avec tact et diplomatie, sans vous priver cependant de quelques recadrages en fonction des difficultés qui se présentent. Tout votre travail consistera à anticiper les situations problématiques, désamorcer les conflits, et bien sûr motiver vos troupes ! C’est pourquoi, il est important d’organiser des moments informels d’échanges, de partages, pour plus de convivialité. Cela permettra aux personnes à mieux se connaître et à faciliter ensuite les séances de travail. L’idéal est de trouver une personne qui serait en charge de faire du lien entre les membres, les bénévoles et toutes les personnes intéressées par votre association.

Une équipe s’anime avec le sens du rythme au moment T. Mais il faut également prendre le temps a posteriori d’évaluer collectivement ce qui a été fait, tant pour dresser un bilan des actions menées et trouver des pistes d’amélioration que pour permettre à chacun·e de faire part de ses impressions et recommandations. Il importe de savoir se congratuler quand les choses ont marché, mais aussi de ne pas avoir peur d’évoquer les différents problèmes que chacun·e rencontre. 

Enfin, si toutes les tâches et responsabilités ne sont pas distribuées facilement, mieux vaut en laisser une partie en suspens plutôt que de vouloir à tout prix les donner à personne dont on sait à l’avance qu’elle ne pourra pas les assumer car prenant déjà en charge beaucoup de tâches par exemple. En effet, vous risquez de devoir les lui retirer par la suite, et de remettre ainsi en cause son rôle et son identité au sein du groupe. Cela peut avoir pour conséquence d’altérer les relations entre les membres donc pour éviter ça ne donnez pas trop de responsabilités ni trop de pression aux membres de votre association. 

FORMER SES BÉNÉVOLES 

Le turn-over compromet souvent la pérennité des associations, et plus encore celle des associations étudiantes. Aussi, il leur est d’autant plus important de prévoir l’avenir du projet et sa continuité dans le temps. Dès l’arrivée de nouveaux·lles bénévoles, il est essentiel de les initier à votre culture associative propre et de les outiller pour qu’il·elle·s puissent s’approprier le projet associatif et le faire progresser. En d’autres termes, il vous faudra former ces nouvelles recrues. 

DÉFINIR LE CONTENU ET LE FORMAT

Formations générales sur le contexte local et le montage de projets ou sessions de travail ayant pour but la transmission de savoirs ? La première étape sera d’identifier les besoins des membres de l’association. Il peut en effet être utile de proposer un module d’initiation à la prise de parole en public ou encore à l’utilisation d’un logiciel, pour accroître les compétences de l’équipe et augmenter ses capacités à développer des projets.

Vous devrez ensuite définir avec soin les objectifs de la formation, ainsi que son format et son contenu. En faisant le tour des questions soulevées par votre équipe, vous pourrez aussi évaluer les thématiques prioritaires à aborder : appui sur la trésorerie, conseils sur l’organisation logistique, etc. La formation peut être très participative et basée sur l’échange d’expériences. Viendra ensuite le moment de choisir un·e intervenant·e. Selon les finalités de la formation et l’atmosphère que vous souhaitez créer, il est possible de solliciter un·e bénévole expérimenté·e de l’association, un·e responsable d’une autre association, un·e universitaire ou encore un·e formateur·rice professionnel·le (attention aux tarifs dans ce dernier cas !). 

NE PAS OUBLIER LES ANCIEN•NE•S

Les personnes qui sont depuis plus longtemps dans l’association ne sont pas exempt·e·s de formation. La posture de président·e, ou de représentant·e au sens large, n’est pas une position toujours facile à tenir. Élu·e, membre fondateur·rice, adhérent·e dynamique, président·e ou simple membre du bureau, font vivre le projet grâce à leur dynamisme et à leur présence régulière. Ils et elles sont par ailleurs sans doute à l’initiative du projet et impliqué·e depuis le début dans la structure. 

Ainsi, assez naturellement, ils et elles sont devenu·e·s, parfois malgré eux·elles, une référence pour les personnes nouvellement arrivé·e·s : quasi manager, ils et elles administrent une équipe, assurent une dynamique tant dans l’action que dans la gestion administrative. Il n’est pas toujours facile de faire face à l’ensemble des responsabilités que doivent assumer les responsables d’association. Les formations qui peuvent les aider à progresser doivent donc être adaptées à leurs missions spécifiques d’orientation et de développement du projet associatif.

Ces temps de formation, voire d’orientation des bénévoles ne sont pas à négliger pour que tou·te·s aient confiance dans l’organisation et acquièrent des compétences. Des structures telles qu’Animafac, les Points Information Jeunesse, les Maisons des Étudiants ou encore la Maison des Associations de votre ville proposent chaque année un calendrier de formations sur la conduite de projets associatifs. N’hésitez pas à bénéficier de ces ressources mises à votre disposition, le plus souvent gratuitement.

Renouveler l'association

Penser au renouvellement de l’association est indispensable, dès qu’on veut lui donner une chance de se pérenniser. Un bon bureau aura beau être fier de ses réalisations, il n’aura pas joué son rôle jusqu’au bout s’il ne cherche pas à passer le relais dans les meilleures conditions.

SAVOIR SE MONTRER OUVERT·E·S

Le renouvellement de l’association doit donc être une préoccupation permanente pour ses responsables. Chaque projet, chaque moment de l’association est l’occasion d’accueillir de nouveaux·lles membres. Des moments sont certes privilégiés, comme la rentrée, mais une association gagne à se montrer ouverte et accueillante en toutes circonstances. Pensez par exemple à animer votre campus à chaque début et fin de semestre, afin de vous rendre visible et de rencontrer de nouvelles personnes ! Le fait de vous rencontrer est aussi un moyen pour les personnes extérieures à votre association, de mettre des visages derrière des noms, de mieux saisir les valeurs et les actions de votre actions. Car en effet, il peut être difficile pour des personnes extérieures à un groupe, parfois seules, d’approcher un groupe déjà constitué…

Il s’agit aussi de contrebalancer ces difficultés par une attention portée à l’ensemble des nouvelles personnes membres. Il faut à la fois savoir ritualiser cette intégration : présentation des membres, explication du fonctionnement, fête d’accueil, etc., mais aussi se montrer souple : discuter, écouter… Tout cela demande une bonne capacité de remise en question, tant dans ses comportements personnels que dans les choix de l’association. En effet, une forte implication peut parfois empêcher de cerner ce qui est pensé et construit de ce qui est contraint ou découle d’habitudes ancrées.

ÊTRE PROACTIF·VE·S

Enfin, dans une association, l’animation d’équipe ne se conçoit pas à périmètre constant. Sans parler des nouvelles personnes qui rejoignent spontanément l’association, il s’agit bien sûr d’aller en chercher activement. Ces vidéos pourront vous aider à recruter des bénévoles et à les accompagner. 

Il faut également essayer de convaincre celles et ceux qui acceptent de donner de temps à autre un coup de main de s’engager plus avant et passer le relai à de nouveaux·lles bénévoles. 

Une association représente des responsabilités, qui gagnent à être partagées. Chacun·e est libre de choisir son niveau d’investissement. Il faut accepter le fait que tout le monde ne s’engage pas de la même façon et que certain·e·s tiendront davantage l’association, son projet et ses valeurs que d’autres. Elles peuvent être des personnes depuis longtemps dans l’association mais aussi de nouvelles personnes extrêmement motivées ! Appuyez-vous de ces personnes car ce sont souvent celles qui auront la meilleure capacité à convaincre et à entraîner derrière elles ! Ainsi, allez à la rencontre de nouvelles personnes, en tenant des stands, en plus de faire un premier contact est un moment clé pour les intéresser à votre cause et/ou projet et permet également de faire vivre sa communauté. 

Vous voilà initié·e·s aux diverses techniques d’animation d’une association. Elles sont bien évidemment à tester et à mettre en place en fonction de la taille de votre structure, du nombre de vos projets et de vos membres, du type d’interactions et des façons de travailler qui vous sont propres. On espère en tous cas que cela vous aidera à animer et augmentera vos chances de pérenniser votre association.